加强档案信息化建设若干问题探究.docVIP

加强档案信息化建设若干问题探究【摘　要】在网络技术、信息技术、计算机软硬件和现代管理学知识飞速发展和普及应用的当今社会，档案信息化已经成为现代档案管理的重要组成部分，档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。笔者就如何进一步加强档案信息化建设若干问题进行了探讨。 【关键词】档案；信息化建设 随着社会的发展，信息技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代。档案在被社会各界的利用过程中产生经济效益和社会效益，发挥它的潜在价值。做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性，以便更好地为服务企业、服务社会。 1.档案信息化概念及涵义 所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。 主要包括： 1.1档案信息的数字化 档案信息的数字化是指利用现代计算机数据库技术、扫描技术、网络技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，重新进行系统组织，形成便于利用的档案数据信息库。 档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。 1.2档案数据库和网络建设 将传统意义上的档案全部纳入档案数据库中，并且通过网络能够提供资源共享利用。档案数据库和网络建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案提供利用的重要方式。 1.3数字化档案馆建设 数字化档案馆是利用计算机网络远程提供档案信息资源的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。 2.档案信息化建设的重要性 在信息社会的建设环境下，档案的载体需求已经从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体，档案信息内容的需求更加趋向于综合化，档案信息内容的利用需要进一步提高档案管理和服务水平，档案资源信息化是实现档案事业跨越式发展的重要一环，是新世纪档案事业发展的必然趋势。随着档案信息化的逐步深入，档案信息化建设已经成为档案事业发展的一项具有全局性和战略性的重大工作。 3.档案信息化建设的内容 3.1档案信息化资源建设 档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，也是档案信息化建设成败的关键，档案信息资源建设主要内容为：将现有馆藏档案的数字化和采集、接收的各种形式的电子文档，集成到统一的档案数据库中。 3.2档案信息化标准规范建设 档案信息化标准规范建设是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范并指导实施的过程。 3.3档案管理应用系统建设 应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。 3.4档案信息化基础设施建设 档案信息化基础设施建设主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。其核心是计算机网络。只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。 3.5档案信息化人才队伍建设 档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体，要加强档案信息化管理人才、档案信息化技术应用型人才和青年档案信息化人才的培养， 坚持以人为本，始终把提高人的素质放在第一位， 这是档案信息化的成功之本。 4.档案信息化建设的保障措施 4.1加强与档案信息化相关的政策法规标准体系的建设 档案信息化的应用和发展离不开政策法规标准体系的支持，要逐步研究和完善发展相关政策法规标准。 4.2制定信息化标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础 档案信息化建设必须要在统一规划的基础上，采取统一的数据格式，统一的软件程序，统一的技术标准，统一的工作规程。 4.3建立档案信息资源数据库，加强档案信息资源建设 档案业务工作信息化的前提是建立起资源配置合理，特色突出，利用方便的档案信息资源数据库。只有做好档案信息化建设的基础性工作，加快档案数据库建设，尽快形成数据规模，使计算机检索系统实用化，才能把馆藏档案信息进一步深入开发出来，使档案工作的服务水平和服务能力得到提高。 4.4进一步加强档案信息化基础设施建设 档案信息化基础设施是档案信息化建设以及