Access数据库的创建报表指导.docVIP

报表 ◆ 报表的功能 ◆ 报表的设计 ◆ 报表的记录分组和排序 ◆ 报表的打印和预览 ?一、报表的功能 尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。 ?报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点： ◆ 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。 ◆ 报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。 ?报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能： ◆ 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。 ◆ 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。 ◆ 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息 ◆ 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。 二、报表设计 ?如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。 1. 报表设计工具 ?⑴ 工具栏 视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果 ?⑵ 工具箱 在报表设计过程中，工具箱是十分有用的，下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。 ◆ 选择对象???? 用于选定操作的对象。 ◆ 控件对象???? 单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完成。 ◆ 标签???????? 显示标题、说明文字。 ◆ 文本框?????? 用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据也可接受计算结果或用户输入。 ◆ 选项组?????? 显示一组限制性的选项值。 ◆ 切换按钮???? 当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。 ◆ 选项按钮???? 与切换按钮类似，属单选。 ◆ 复选框?????? 选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。 ◆ 组合框?????? 包括了列表框和文本框的特性。 ◆ 列表框?????? 用来显示一个可滚动的数据列表。 ◆ 命令按钮???? 用来执行某些活动。 ◆ 图像???????? 加入图片。 ◆ 非绑定对象框 用来显示一些非绑定的OLE对象。 ◆ 绑定对象框?? 用来显示一系列的图片。 ◆ 分页符?????? 用于定义多页数据表格的分页位置。 ◆ 选项卡控件?? 创建带有选项卡的对话框。 ◆ 子窗体/子报表??? 用于将其他表中的数据放置在当前报表中。 ◆ 直线???????? 划直线。 ◆ 矩形???????? 划矩形。 ◆ 其他控件???? 显示Access 2003 所有已加载的其他控件。 ⑶ 工作区 ◆ 报表页眉???? 以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。 ◆ 页面页眉???? 页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。 ◆ 主体???????? 用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。 ◆ 页面页脚???? 页面页脚通常包含页码或控件，其中【=“第”[page]“页”】表达式用来打印页码。 ◆ 报表页脚???? 用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。 除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组页脚。 ?⑷ 属性窗口 ?2. 使用向导创建报表 创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。 ?新建报表： ?选择表和字段 ? ?按学分分组： ? ?按课程ID排序： ? 选择报表布局： ? ?选择报表样式： ? ?确定报表标题： ? 运行报表结果： 3. 自动创建报表及图表向导 ?⑴ 自动创建报表 报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。 ? ? ?⑵ 自动创建图表 ?如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提