文件信息系统管理流程.docxVIP

文件修订记录修订日期版本修订章节修订内容摘要修订者文件评审审批栏营销部/技术中心/品保部/企管中心/项目部/重庆基地/采购部/开发部/注塑部/经营管理部/工艺工程部/三角牌部/人力行政部/质保中心/总装部/计划物流部/品管部/财务部/拟定/编制审核批准李在胜概述 本流程对文件信息系统管理的全过程进行了描述，涉及从内部文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求的记录、审批、编号、发放、执行及日常管理、归档管理、过期销毁及过期保留、更改借阅、设计与优化、培训与推行、评估与生命管理周期的内容。目的 通过规范文件信息系统管理的全过程的内容，以期为全公司文件信息系统管理活动提供参考标准，促进文件信息系统管理活动在公司的有序推行。3、术语 名称定义无4、流程范围流程起点内部文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求的记录流程终点数据库输 入文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求输 出文件、表单记录5、流程绩效指标 活动编码活动名称绩效指标备注-文件信息系统管理文件受控率文件记录清单更新顾客文件及时评审率顾客文件传送时间管控--记录填写抽查符合率所有部门执行情况6、角色与职责角色名称职责总经理、董事长负责手册、程序文件的批准，文件记录的销毁或保留批准。所有部门1）负责除手册、程序文件以外的其它文件、表单审批；2）负责经手的外来文件审批及是否转化内部文件；3）负责日常运行的执行及管理；4）负责不适合实际情况的文件修改申请提出；5）负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出。经营管理部负责手册、程序文件的主导编制及审批；负责经手的外来文件审批及是否转化内部文件；3）负责日常运行的执行及管理监督检查；4）负责不适合实际情况的文件修改申请审批；5）负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出及各部门的提出审批；6）文件记录的归档。7、流程图8、流程说明活动编码活动名称活动内容角色输入输出01内部文件编制及表单设计更新体系办组织人员编写《质量手册》、《程序文件》及相关记录表单；各部门组织人员编制第三层次文件及相关记录表单。所有部门标准、客户要求、法律法规、自身要求《质量手册》《程序文件》及表单三层次文件及表单02外来文件接收及顾客要求的记录外来文件由文件对口管理部门接收并填写《外来文件登记表》。所有部门标准、客户要求、法律法规、自身要求《外来文件一览表》03编号各部门负责第三层次文件及相关记录表单的编号，手册、程序文件及相关记录表单由经营管理部编号。经营管理部主导、所有部门参与文件、表单编号的文件、表单04是否转化外来文件由分管领导决定是否转化为本公司文件。各部门负责人、总经理、董事长外来文件外来文件或转化的内部文件05审批手册、程序文件由经营管理部审核，总经理或董事长批准；其它文件、表单由分管负责人审批；外来文件由分管负责人审批及是否转化内部文件。各部门负责人、总经理、董事长各类文件、表单文件、表单记录06发放文件的发放由文控按文件发放范围发放，发放范围应确保每个使用场所都能得到适用文件的有关版本。经营管理部、技术中心各类文件、表单文件发放回收记录表07执行日常管理文件表单的培训、运行、监督。经营管理部主导、所有相关部门参与文件、表单相关记录08记录表单保存记录由各主管部门的管理人员进行收集，按记录的分类进行编目，按产生的顺序整理成册并加封面，封面上注明记录内容，如名称代号、日期、保存期限等。所有部门表单记录记录一览表09归档管理发放接收后，发放接收部门应将受控文件列入记录；需归档的文件交文件管理员填写《受控文件清单》，并分类编目加以标识归档保存。光盘或软盘贮存的文件也应进行标识。所有相关部门文件名录《受控文件清单》10文件借阅 记录表单查阅、借用由查阅人向记录管理人员说明理由，查阅人在记录存放点进行查阅。在合同有要求时，记录可提供给顾客及其代理人查阅。经文件管理员同意后，方可借用。所有相关部门文件借阅登记表文件借阅登记表11更改申请文件需要更改时，由申请人填写《文件更改申请/通知单》。所有相关部门《文件更改申请/通知单》及需要更改的文件《文件更改申请/通知单》12审批由原文件批准人/部门审批，若原文件批准人/部门职能转移或撤消，由现在主管该项职能的领导/部门批准。各部门负责人、总经理、董事长文件、表单更改申请/通知单审批同意的更改申请/通知单及修改后的文件13实施文件更改需划改的文件，由文件管理员在原文件上直接进行划改，并注明更改标记。经营管理部主导、所有相关部门参与需要修改的文件、表单文件更改台账及更改后的文件14文件作废与销毁作废文件由文控按《文件发放回收记录表》的发放范围，从现场收回作废文件，并加盖“作废”章以防误用。所有部门过期的文件记录清单文件制订更改/废除申请通知单15审批每隔三年对文