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工作软技能 时间管理，有效沟通 ?? UED Team Design ?? 一、时间管理 a)我的时间去哪里了 b)瞎忙、治瞎忙 c)救火、治救火 d)打酱油、治打酱油 二、有效沟通 a)沟通的定义 b)沟通的种类 c)有效的信息发送 d)高效沟通的步骤 我的时间去哪里了？ ★忘了什么该做，时间被瞎忙掉了 ★早该做的没做，时间用来救火去了 ★做事没效率，时间用来打酱油去了 瞎忙 忘了什么该做 ? 时间被瞎忙掉了 迷茫、发慌，于是你让自己忙起来 N种方法：点鼠标，翻邮件，搞学习，聊天，开会… 忙起来 == 没浪费时间？ 该做的事情不去做，做次要的事去了 可是你并不知道自己在瞎忙 如何使用时间是一种长期的习惯、直觉 瞎忙的时候总是不知不觉的，甚至可能事后都不会记起自己何时在瞎忙 即使事后记起自己在瞎忙，下次还是会不知不觉的继续瞎忙 因为直觉就是我们不需要花任何力气就能重复的行为 治瞎忙(1)－记日志 时间管理“知易行难” 当习惯成为直觉，便很难被打破！ 怎样才能停止“不知不觉”的瞎忙？ 要训练“自知自觉”的习惯 大脑中时刻有一个监视器监视自己 一旦开始瞎忙就能“抓现行”，自动醒悟 记日志是一个很好的训练手段 习惯的养成要循序渐进、持之以恒 每周一记，花50分钟回想这周做了什么 每天一记，花5分钟回想今天做了什么 每小时一记，花5秒钟回想刚才做了什么 监控变成直觉，时刻监视自己在干什么 治瞎忙(2)－任务列表 怎样才能想做的都不会忘？ 一年后“每天一记”还是断断续续 不是我不想坚持，不是我不重视，实在是不记得… 你是否曾经到了公司才发现忘了带某样东西？ 连每天都要用的东西都会忘记，何况每周都不同的工作？ 要训练“做列表”的习惯 每天出门念口诀：手机、钥匙、钱 忘了做列表或看列表？ 熟能生巧 工具提醒 秘书、管家提醒 救火 早该做的没想到做，到头来只能忙于救火了 过了开会时间15分钟了还在打电话叫人？ 等着别人完成某个结果，到要用了才发现还差一大截？ 同时有3个人在催自己催到十万火急？ 感觉像在打仗，N个“没想到”？ 治救火(1)－提前提醒 提前提醒别人 过了开会时间15分钟了还在打电话叫人？ 发会议通知的时候就和别人确认好 开会前5分钟就开始叫人 等着别人完成的结果到要用了才发现还差一大截？ 提前询问他的进度 – 记住，所有可能处问题的一定会出问题 确保第一次询问的时候，如果他完全忘记或者做错，都还来得及补救 提前提醒自己 有deadline且需要较长时间才能完成的工作，给自己设置一个提前提醒，否则一旦忘记可能会措手不及 记得提醒自己提前提醒别人！ 不记得提醒怎么办？ 治救火(2)－合理评估 为什么会同时有3个人在催自己？ 评估计划的时候，对自己的工作效率非常自信 我的技术水平那么高，要说明天才能完成我都不好意思 技术水平高 == 工作效率高？ NOT REALLY! 自己手上现在总共有多少个任务？ 平均来说，花在沟通上的时间是多少？花在测试和配合上的时间是多少？有多少是计划之外冒出来的事情？ 根据历史经验，直觉系数是多少？ 治救火(3)－消灭盲区 久病成良医 系统地总结一下自己的任务来源，防止出现盲区 系统地总结一下出现“没想到”的原因，吸取经验教训 有些问题发生的频率远远超出人的直觉（凡是可能出问题的一定会出） 记住：他一定会理解错的；他一定会忘记的；集成一定会有麻烦的 发动群众 群策群力，提前发现风险 治救火(4)－破格思考 Think! 是否还有更好的方法？ 是否可以换个更好的时间？ 是否有更合适做的人？ 是否不做更好？ 专门花点时间Think 每天早上2分钟日计划 每周周一20分钟周计划 随时记录Idea（如用手机） 利用时间间隙：吃饭，走路，坐车 边走边想最容易找到灵感 打酱油 感觉工作效率很低… 找我的人太多，每个人说几句话时间就没了 同时要做N件事情，人都晕了！ 也不知道为什么，反正就是感觉没效率 不知道时间从哪里漏掉了 治酱油(1)-优化方法 时间从哪儿漏掉了？ 同时做的事情太多，做着这件想着那件，来回切换 一早就看任务列表、计划好什么时候做什么事 学会问“不紧急吧？下午3点可以吗？”，然后在列表中加一条任务 找常用的文档、邮件、配置、代码，每次要翻箱倒柜 定期整理自己的桌面、文件夹、邮箱 把常用的信息用列表、脑图等组织起来 沟通不准确、反复解释，或者跟N个人来回传话 清晰、全面地沟通 用正确的渠道沟通 治酱油(2)-避免大返工 做事情喜欢 一鼓作气（通宵赶工、欲罢不能） 追求完美（不到完美、不愿示人） 结果却落得 返工浪费（自以为完善，却要泪奔大改） 孤芳自赏（自以为完美，却被到处挑刺） 一鼓作气 +追求完美 == 一蹴而就 楼梯之所以有平台