公文处理与写作讲座(新).ppt

* 公文处理工作实务 公文的概念 根据《国家行政机关公文处理办法》，行政机关的公文， 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体 式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 *法定的权威性 *特定的效用性 *规范的体式 *严格的程序 公文的种类 《国家行政机关公文处理办法》规定的公文种类有13种，具体是： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要。 ——上行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如 请示、报告、议案。 ——下行文。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要。 ——平行文。平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文。 通知、会议纪要有时也可作为平行文。 意见既可以作为上行文，又可以作为下行文，也可以作为平行文。 公文的格式 公文一般分为版头、主体、文尾三部分组成。 版头部分包括秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、份号、发文机关 标识、发文字号、签发人。 主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、附注、附件。 文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、印发份数。 上行文格式 下行文格式 平行文格式 电报格式 会议纪要格式 发文机关标识： 由发文机关全称或规范化简称 加“文件”组成。联合行文，可 以并用联署机关名称，但主办 机关应当排列在前。联合行文 单位较多时，应当保证在首页 全部显示。 公文要素介绍 秘密等级： 文件密级分为绝密、机密、秘 密三个等级，标注在文件首页 右上角，文件的密级越高，传 递、阅办、保管的要求也越严 格。 公文要素介绍 份号： 密级文件应当在左上角标注份 号，份号标注使用7位阿拉伯数 字，如“0000001”。 公文要素介绍 紧急程度： 文件紧急程度分为“特急”和 “急件”两种，标注在文件首页 右上角且秘密等级之下。电报 分为“特提”、“特急”、“加急”、 “平急”四种，在电文首页稿头 中注明。紧急公文应当随到随 办，时限要求越高，办理的速 度也要求越快。 公文要素介绍 发文字号： 包括机关代字、年份、顺序号， 置于发文机关标识之下，横线之 上。如赣交办字［2008］1号。 联合行文时，一般只标明主办机 关的发文字号。 公文要素介绍 签发人： 上行文如请示、报告等需要标 明签发人和会签人姓名。标注 的的方法是在横线右上位置先 标注签发人并加冒号，再标注 签发人姓名。标注签发人的公 文，其发文字号置于横线左上 位置，两者相互对称。联合行 文时，主办机关领导为签发人， 联署机关领导为会签人。下行 文和平行文不用标注签发人。 公文要素介绍 公文标题： 一般由发文机关、公文主题和 文种三部分构成。撰写公文标 题，应当把握以下几点：一是 准确简要地概括公文的主要内 容；二是准确选定并标明文种； 三是标题中除法规、规章名称 加书名号外，一般不使用标点 符号。标题过长或中间需要停 顿的，可用空格或换行方式表 述。但在转行时，不得把人名、 地名、机关名称等专用名词及 主词拆开排列。四是在转发和 批转公文时，标题应当避免出 现介词和文种的重叠。如“关于” 的“关于”，“通知”的“通知”等。 公文要素介绍 主送机关： 主送机关应当采用全称或规范 化简称。如省人民政府、省交 通厅。属于普发性文件，应当 使用规范化统称。如各设区市 交通局、厅直属各单位。规范 化统称应当相对固定，不得随 意变动。命令（令）、决定、 意见、公报、决议、会议纪要 等没有主送机关的文件，主送 机关标注在分送栏中位于抄送 机关之上。 公文要素介绍 正文： 正文是公文的核心，正文的内 容必须符合法律法规和方针政 策，做到情况确实，重点突出， 观点鲜明，结构严谨，条理清 楚，层次分明，文字精练，标 点准确，篇幅力求简短。 公文要素介绍 公文要素介绍 附件说明： 公文如有附件，应在正文之 下、文件落款之上标注附件 顺序和名称。主件和附件应 当装订在一起，否则，应在 附件首页的左上角注明主件 的发文字号及本附件的顺序 号。 公文要素介绍 成文时间： 成文时间是机关领导人的签发 时间。联合行文时，以最后签 发机关领导人的签发时间为准。 电报以发出日期为准。 公文要素介绍 印章： 印章位于成文时间的上侧，公 文右下端落款处，上不压正文， 下要骑年盖月。用行政首长名 义签署的公文，如命令，一般 加盖签名章，并签具领导人职 务。几个机关联合行文，应当 将主办机关排列在前。用印时， 机关名