如何协助主管完成待办事项课件.ppt

目 錄 一.主管的角色 二.員工的基本工作職責 三.與上司共事所應確認之基本事理 四.如何協助主管完成待辦事項 丑女貝蒂的故事為例 a.工作的態度 b.增強專業知識及能力 c.突破自己 d.學會溝通協調 e.掌握工作方法,學會做好報告.紀錄 努力完成自已份內的工作 –––– 一旦是公司員工的一份子, 就不容許以討厭某件差事,做得不爽的理由, 去拒絕上司交持的工作. 最重要的是, 如何確實完成上司交待的工作. 嚴守時間是做事的基本 公、私分明 ---公、私不能區隔清楚的人, 在現代的社會里是有失資格的 工作場所的整潔 ---亂七入糟的工作場所, 工作的效率一定不佳.自己的辦公桌也一樣, 文具、用品, 文件資料等請整理好 如何協助主管 完成待辦事項 上司苛索備至 ? 上司平時交待給你的工作大都多到令你覺得吃不消。你雖然格外努力設法做妥它們，但令你深感困惑與不滿的是，每當你拼命的在限期之內完成一些工作，另一些工作又接二連三的降臨你身上。上司雖然常以「能者多勞」及「天將降大任於斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨」之話語來安慰與鼓勵你，但是你聽多了之後反而覺得倒味口。你自忖：假如工作量經常都超越自己所能負荷的限度，誰還願充當多勞的能者！？天不降大任給我也罷！ ? 試問有沒有辦法可以對付這種在工作上苛索備至的上司？ 上司是一位生性比較急躁的人。可能基於這個因素，在私下甚或在公開場合他常常會以不莊重的話語或是不友善的態度與你交談。你雖然經常勸服自己「不要與他計較，因為這是生性使然。」但是久而久之，你感到這是一種屈辱，僅管上司不一定有屈辱你的意念。 ? 面對上述情況，你怎麼辦？ 如何協助主管完成待辦事項 a.工作的態度 b.增強專業知識及能力 c.突破自己 d.學會溝通協調 e.掌握工作方法,學會做好報告.記錄 溝通是一人將某種資訊與意見傳遞給他人，且為他人所知，是為求觀念的一致。協調是平衡工作的方法，也是促使分工合作的方法。為求行動一致。 溝通技巧 1、 假如你好話說不出口，則寧可什麼都不要說 ? 2、 與上司交談時，儘管你的姿勢要低，但你的意見不應顯得卑微 ? 3、當你與人交談時，儘量多聽少說 ? 4、在犯錯之後，儘快以口頭認錯 5、 不要探尋人們對你的表現的評價 6、 不要只將問題告訴上司，而應附上解決方案 7、當你與人交談時,要心存善意,語氣要平緩,但態度要堅定 9、當你與人交談時,不要因他比你職位底而頤指氣使,要尊重他人 ? 10、當別人對你高高在上或橫加指責時,不要生氣,要耐心聽他的意見, 或許你有真的不對的地方,否則堅持自己的觀點 ? ? 優先順序–––認清工作的優先順序 工作, 並非從任何一件著手都可以, 有的工作必須要先完成,有的則可以稍后. 該從那一件工作開始, 您必須培養出判斷優先順序的能力. 決定優先順序的要素如下: 1 期限(工作在什麼時間之前, 必須完成). 2 重要程度(那一件工作比較重要). 3 性質(一個人就可完成?還是需要配合對方的進度?). 在約定期限前完成工作, 是上班族做事的大原則. 完成工作的順序 1 目標 理解工作的目的,什麼時候必須達到什麼程度的目標,必須很明確. 2 計劃 思考如何以更有效的方法達成目禁. 3 實行 A.?根據計劃, 正確、迅速的實行. B.遵守約定日. C.無法如期進得, 不得不變更計劃時, 一定要上司報告, 接受指示. 絕對不可根據自己的判斷行事. D.中途發生疑問時, 必須和上司商量. 4 評價 A.確認目標是否達成? 是否如計劃進行? B.進行不順利時, 要找出其原因. C.即使進行得很順利也要確認成功的理由, 找出為何順利的原因. 文件、資料的整理–––––– 情報即資產 不論是一份報告或是一封往來的信件, 那往往是許多人智慧的結晶, 常常是用金錢無法換取的無價之寶. 1 文件等的整理 a.文件不囤積, 當天即處理完畢. 工作告一段落時, 相關文件整理在同一檔案內, 否則, 一堆積后, 總覺得整理起來麻煩, 又常常會遺失. b.讓大家都很清楚, 那些是未處理的文件. ????c.3 細心使用 ?????? 公事上的文件、資料是共用的,因此絕對不能破壞或弄髒. d.依據公司內的檔案制作規則存檔. ??????e.檔案整理整潔, 隨時都容易翻閱. f.丟棄不用的文件、資料