2010年业务研讨会-企业电子文件管理规则修订.pptVIP

企业 电子文件归档与管理规则 (修订) ;适用于企业、科技事业单位对电子文件的归档与管理 ;3 定义 电子文件： 指在数字设备及环境中生成的以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。 归档电子文件： 指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件。 ;实体 指以纸质、实物、录音带、录像带等为载体的档案。 有实体依托的归档电子文件 指实体档案经数字化处理后所得的电子文件或是由相关软件直接产生并有相对应的实体档案的电子文件。 无实体依托的归档电子文件 指由相关软件或设备直接产生并无相对应的实体档案的电子文件。 ;· 真实性 · 完整性 · 有效性 · 背景信息 · 元数据 ;真实性 ? 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 完整性 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 有效性 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 背景信息 指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 元数据 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。;举例各单位所产生的电子文件类型: ;电子文件主要有以下几种类型： （一）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 （二）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 （三）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 （四）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。 （六）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 （七）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 （八）超文本文件：超文本文件以节点为信息单位（传统文本文件以字符为信息单位）。它可以是文本、图形、图像、动画、声音、甚至计算机程序或它们的组合体。在概念上，一般把已组织成网（WEB）的信息称为超文本文件。 （九）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 （十）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 ;4 收集 ;要求四: 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据;要求八: 计算机使用的自主开发的系统软件、应用软件等计算机程序，必须将软件的源程序及其开发、编译工具一并收集;5 整理 ;· 分类 ;峡晋沸看晃灿猩宇卯环盐额抨掂氨掠搪伯蓟翅霸督栏灸帆铅廖谰兑榔裤斧2010年业务研讨会-企业电子文件管理规则修订2010年业务研讨会-企业电子文件管理规则修订;· 整理方法 ;· 整理方法 ;· 整理方法 ;解释： ①说明文件 以“readme.TXT”命名 内容包括项目名称、任务来源、主要技术(指标)要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密级、制作人、检查人、制作时间、 电子文件类别代码 G—图形文件 I—图像文件 D—数据文件 T—文本文件 P—计算机程序 A 音频文件 V 视频文件;③电子文件子目录----文件夹 以“data”命名，内容由每份电子文件或存放每份电子文件的子目录组成 ;解释： ④一件电子文件子目录;7存储归档电子文件的载体，应附有标签，标签分正面和背面。以光盘标签为例，式样如下： 正面: 背面:;· 整理要求;盘片的选择一、尽量选择金盘 二、选择兼容性好的盘片 选择品牌知名度较大的产品，如SONY、BenQ等可能避免与主流刻录软件的冲突 三、选择A级盘 　　品牌 四、非万不得已，不要超刻 提示：光盘表面除了要用光盘专用笔标注“光盘编号”外不允许写其它内容;归档 ;鉴定与检查 电子文件的归档范围、保管期限和密级参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并包括相应的背景信息和元数据。 归档电子文件应为最终版本,有实体依托的归档电子文件应与实体