暨大公文精灵3-国立暨南国际大学.docVIP

暨大公文精靈 3.0 使用簡介 國立暨南國際大學計算機與網路中心 技正 簡文章 wcchien@.tw 1.???? 系統簡介 暨大公文精靈 3.0 於民國88年7月為配合新制公文文書處理規範，由暨大計網中心系統組簡文章先生利用微軟公司 Word 97/2000 所附之公文精靈 3.0 修改而成，主要增加: (1) [公文交繕] 功能 (2) [列印並交繕] 功能 將目前正在編輯之文稿產生為公文交繕文字檔(格式類似 HTML)，檔名為當時日期時間加上登入 CCSERVER使用者名稱，並自動複製至 CCSERVER1 伺服器上 N:\文書組公文交繕區目錄，列印文稿並在第一頁右下角空白處加上檔名，以利文書組人員匯入交繕公文之作業。 另有暨大發文公文精靈 3.0 為發文專用版本，多增加一項多址發文功能供文書人員發文之用(自動或手動合併列印)。 為配合全國各機關公文電子交換開始全面實施，民國 90年 7月由暨大計網中心系統組劉吉倉先生修改暨大公文精靈3.0及暨大發文公文精靈3.0程式增加公文電子交換所需功能。 民國 90年 9月為配合教育部自行規定之標準，劉吉倉先生修改程式增加 [承辦人] 及[聯絡電話] 欄位。 2.???? 如何設定暨大公文精靈 3.0 打開 Word ，點選 [工具] - [選項]。 點選 [選項] 中的 [檔案位置]，再點選 [工作群組範本] ，再按 [修改] 按鈕。 在 [資料夾位置] 輸入 P:\GOVDOC ，再按 [確定] 按鈕，即可完成暨大公文精靈的設定。 如有同仁需在家裡加班繕打公文者，可把 P:\GOVDOC 目錄下所有檔案複製至磁片，再將檔案複製在家中的個人中的 C:\GOVDOC 中，同上述設定步驟，但 [資料夾位置] 輸入C:\GOVDOC 即可。 3.???? 如何利用暨大公文精靈 3.0 建立新公文函稿 打開 Word ，點選 [檔案] - [開新檔案] 點選 [開新檔案] 中的 [一般] 的 [暨大公文精靈 3.0.wiz] ，建立新文件。 [暨大公文精靈 3.0] 函稿 – 步驟6之 1 : 歡迎畫面 [暨大公文精靈 3.0] 函稿 – 步驟6之 2 : 製作方式 註: 如果勾選 [蓋章戳] 選項 ， 則函稿第一頁左側則會印出呈判專用核稿蓋章戳表格。 [暨大公文精靈 3.0] 函稿 – 步驟6之 3 : 行文單位 註: 函稿中 [受文者] 應留空白，此欄位應是文書單位發文時專用欄位。 [暨大公文精靈 3.0] 函稿 – 步驟6之 4 : 公文屬性 註: 函稿中 [速別] 如是普通件應留空白(請參閱90年版文書處理手冊第26頁(十六) 2)。[承辦人] 及[聯絡電話] 為教育部自行規定之標準，與90年版文書處理手冊之規範有異。 [暨大公文精靈 3.0] 函稿 – 步驟6之 6 : 完成 [暨大公文精靈 3.0] 完成後即開啟一份新函稿。請注意公文上所有規定的欄位如: 受文者、速別、密等及解密條件、發文日期、發文字號、附件、主旨、說明、辦法、正本、副本等欄位請勿任意修改，除了說明、辦法欄位可刪除外。 4.???? 暨大公文精靈 3.0 功能簡介 3.1 [全銜] 按鈕 3.2 [分項條例] 按鈕 點選 [編號] 選項即可自動產生分項符號，可利用 [增加縮排] 及 [減少縮排] 控制項目層次。 3.3 [蓋章戳] 按鈕 : 點選 [檔號]、[承辦單位]、[敬會] 等選項即可自動產生上述項目之文字方塊 3.4 [並列文字] 按鈕 : 製作並列文字之用，如是透過教育部公文電子交換中心進行公文交換之文稿禁止使用此功能。 3.5 [匯入資料] 按鈕 3.6 [匯出資料] 按鈕 3.6 [公文交繕] 按鈕 : 將目前正在編輯之文稿產生為公文交繕文字檔(格式類似 HTML)，檔名為當時日期時間加上登入 CCSERVER使用者名稱，並自動複製至 CCSERVER1 伺服器上 N:\文書組公文交繕區目錄。 3.6 [列印並交繕] 按鈕 將目前正在編輯之文稿產生為公文交繕文字檔(格式類似 HTML)，檔名為當時日期時間加上登入 CCSERVER使用者名稱，並自動複製至 CCSERVER1 伺服器上 N:\文書組公文交繕區目錄，列印文稿並在第一頁右下角空白處加上檔名，以利文書組人員匯入交繕公文之作業。 5.???? 使用暨大公文精靈製作公文注意事項 (1)??? 請注意公文上所有規定的欄位除了說明、辦法欄位可刪除以外如: 受文者、速別、密等及解密條件、發文日期、發文字號、附件、主旨、說明、辦法、正本、副本等欄位請勿任意修改或刪除。 (2)??? 文稿字體請用Windows 95/98/ NT/2000作業系統所附之字型: 標楷體、細明體、新細明體；請勿使用其他市售字型，如華康、文鼎等