96年第12次组务会议纪录-总务处网页.DOC

96年度「總務處第12次處務會議」會議紀錄 一、開會日期：96年12月13日（星期四）上午8：30 二、開會地點：行政大樓總務處會議室 三、主 持 人：黃總務長文玲 四、參加人員：謝秘書枚君、林組長靜莉、黃組長麗蓉、王組長聖昌、石組長慶男、林組長福順、劉技士建偉（陳組長奕宏請假）、蔡組員惠珍 五、95年總務處第3次組務會議決議辦理追蹤情形： 追蹤事項 辦理情形 負責單位 列管情形 1.請營繕組了解其他大專院校實 施耐震補強工程情形。 本校耐震補強請繼續追蹤並積極與許資生顧問聯繫有關司令台及行政大樓等補強資料，以便先行施作。 本校需補強建築物共17棟，已補強完成建築物7棟，其餘10棟於11月30日審查後修正，已書面送委員書面審查，後續外審及招摽備標亦作業中，依契約進度逾96年4月完成。 依規定報教育部辦理展延。 營繕組 繼續列管 95年總務處第10次組務會議決議辦理追蹤情形： 追蹤事項 辦理情形 負責單位 列管情形 1.為期98年2月管理學院順利搬遷至燕巢校區，請本處各組積極辦理下列事項： （1）請事務組提出建工與燕巢校區交通車接送計畫。 （2）請各組思考提出搬遷至燕巢校區時兩校區間之業務需求、流程 依搬遷列管事項辦理。 各組 繼續列管 96年總務處第5次組務會議決議辦理追蹤情形： 追蹤事項 辦理情形 負責單位 列管情形 1.為利出納匯款業務，有關寒暑假交通費、子女教育補助款等資料，請協調人事室提供電子檔以利作業。 已請人事室提供寒暑假交通費及子女教育 補助款等相關資料電子檔，並請天方公司配 合修改程式系統，以利資料匯入系統作業， 目前運作順利。 出納組 解除列管 96年總務處第8次組務會議決議辦理追蹤情形： 追蹤事項 辦理情形 負責單位 列管情形 明年將辦理學校資源回收比 賽，本校目前回收量偏低，有關資源回收、垃圾清運方式、垃圾場外包等相關問題，請謝秘書先邀集環安、事務、保管組先行討論配套辦法後再向副校長報告。 已於12月5日邀集學務處、軍訓室討論資源垃圾及一般垃圾統置放點、鼓勵學生回收資源垃圾獎勵方式進行討論，有關垃圾桶置放點請環安組再加強宣導及製作相關標示，鼓勵學生回收資源垃圾獎勵方式部分請軍訓室及學務處協助安排通知班級幹部討論。 鼓勵學生回收資源垃圾獎勵執行方式確定後再請事務組協助與97年清潔維護得標廠商協調該部分之分工及處理方式。 謝秘書 繼續列管 2.學校目前積極開發燕巢校區並 規劃管院三系一所先行搬遷，因應 燕巢校區清潔作業等實際需求，請 事務組通盤考量檢討服務員人 力，規劃安排部份人員至燕巢校區 執行清潔工作。 本組目前規劃四位：三位負責校園，一位負責室內，將於97年開始實施。 於管院三系一所進駐前，若遇特殊情況時，將安排所有服務員或外勤班協助。 當管院三系一所正式進駐後就回歸和建工校區一樣模式辦理清潔及環境整理相關事宜。 於11月26日召開服務員第二次輪調會議，本組將做服務員意願調查後，再擇期召開第三次輪調會議。 事務組 繼續列管 96年總務處第9次組務會議決議辦理追蹤情形： 追蹤事項 辦理情形 負責單位 列管情形 1.目前校務基金人員、專案計畫管 理人員、職務代理人無完善到職、 離職手續及作業流程，衍生許多問 題，請彙整相關資料配合人事室現 有表單內容擬定標準程序作業並 協助人事室提案。 人事室已於96年10月11日研擬相關資料提主管會議討論（如附件一）。 謝秘書 解除列管 96年總務處第10次組務會議決議辦理追蹤情形： 追蹤事項 辦理情形 負責單位 列管情形 1.請加強服務員差勤管考及落實績效考核作業以提升服務效能；學校希望服務員能多學習以提升自己的工作知能負責行政助理業務，無專門知能及技術者且無法勝任行政助理任務者將配合學校發展需求回歸原工友職務所擔任之校園清潔工作。服務員考績務必依工作職務表現落實考評，考績考列甲等者不可採輪流方式辦理。 本組目前已做好差勤管考。 同時也將於適當時機安排教育訓練（電腦課程、清潔工作等等），將服務員安排於最洽當位置，並減少學校經費支出。 年終考績也將依平時表現做評分。 事務組 繼續列管 2.服務員調度及工作分派請事務組儘速於10月底前召開會議確認，以利人力調度及提升服務效能。 本組目前規劃四位：三位負責校園，一位負責室內，將於97年開始實施。 於管院三系一所進駐前，若遇特殊情況時，將安排所有服務員或外勤班協助。 當管院三系一所正式進駐後就回歸和建工校區一樣模式辦理清潔及環境整理相關事宜。 於11月26日召開服務員第二次輪調會議，本組將做服務員意願調查後，再擇期召開第三次輪調會議。 事務組 繼續列管 96年總務處第11次組務會議決議辦理追蹤情形： 追蹤事項 辦理情形 負責單位 列管情形 1.97年垃圾桶放置檢討及整體垃圾宣導及執行方