门部业务课工作手册.DOC

總經理助理 工作手冊 工作職掌: 作業要點: 作業時程: 現職人員： 吳怡茗 直屬主管： 郭總、劉小姐 工作職掌: 總經理交辦事項傳達、記錄。 總經理交辦事項跟催、追蹤。 依 總經理指示協助各部門相關作業。 人力召募作業主辦。 行政部門(人事、行政、總務作業)作業主導 (門市行政助理配合)。 劉小姐交辦事項執行。 其他交辦事項。 作業要點: 總經理交辦事項傳達、記錄。 1.1 總經理在台期間，各式會議記錄及追蹤事項記錄。 1.2 將各式會議記錄置入100y文檔行政部門中。 1.3 追蹤事項遇有新進度，應即時更新記錄。 1.4 將 總經理各式交辦事項一一以口頭向各主管及同仁傳達。 總經理交辦事項跟催、追蹤。 2.1 依據各式會議記錄及追蹤事項記錄進行作業進度追蹤。 2.2 相關進度追蹤須加以記錄。並置入100y文檔行政部門中。 2.3 總經理離台期間，各式作業跟催提醒。 依 總經理指示協助各部門相關作業。 3.1 依 總經理指示前往各部門了解實際作業情形及相關問題記錄。 3.2 依 總經埋指示協助各部門將相關作業流程、作業要點、作業內容…等書面化，進而e化 (須提醒同仁存入100y文檔中)。 3.3目前負責協助門市及採購二個單位。 3.4 發現問題時，若單位主管無法進行改善應適度向 總經理報告。 3.5 遇跨部門問題時，應建議相關主管一同開會協商。若因應實務無法一同開會， 建議仍應分別了解各主管之看法，折衷一解決之方法以期盼適時觧決跨部門問題。 若仍無所獲須向 總經理報告，以免問題一再延宕影響公司運作。 人力召募作業主辦。 4.1 人力銀行(104、1111)刊登及維護作業。(刊登期間及媒體由門市部店長決定) 4.2 履歷表初選作業。 4.3 初選合格人員面試通知。 4.4 測試合格之應徵人員面談。目前公司應徵人員之面談由用人單位主管及總經理助理共同面談，進行討論後再由用人單位主管決定最後人選。 4.5 錄用人選之薪資核定及到職通知由用人單位主管負責。 4.6 目前公司人事作業負責單位分配如下: 4.6.1 人力召募作業: 總經理助理 (未來有可能回歸門市部) 4.6.2 人員面試前測試作業: 門市部 4.6.3 人員報到及試用考核作業: 門市部 4.6.4 勞健保加退、退休金提撥、出勤計算及薪資核發作業: 財務部 行政部門 (人事、行政、總務作業)作業主導 (門市行政助理配合) 5.1 建立人事、行政、總務作業流程。 5.2建立人事、行政、總務作業表單。 5.3 建立人事、行政、總務作業內容及注意事項。 5.4 (門市部)行政助理作業指導。 5.5 管理、記錄100y進度。 5.6 教導行政助理作業實務。 5.7 監督行政助理相關業務是否依標準化作業。 6. 劉小姐交辦事項執行。 依劉小姐指示進行新品查找、國外供應商台灣代理商查詢…等相關作業。 依劉小姐指示直接與國外供應商連絡相關採購案等事宜(如SPI)。 其他交辦事項(含 郭總、劉小姐指示及其他主管要求支援事項)。 作業時程 (個人行事曆): 作業時程 作業內容 相關報表 呈送層級 備註 每日8:30-9:00 整理個人分配之門市區域，進行整理、擦拭、上架及無貨登錄(查詢後建議通知收銀人員) 若知庫存可直接協助上架 每日9:00-10:30 104人力銀行履歷表過濾作業 (若主動應徵履歷太少無法遴選人才, 則須自行在資料庫內搜尋人才) 每日17:00-17:30 查看100y上各部門之作業進度並作成記錄 100y文檔作業進度表 每週二、五 查詢上海楊春之工作進度報告 郭總 每二天 查詢主管 ”工作備忘錄” 書寫情形, 查詢後須註明日期 郭總 每週最後上班日 每日將各式作業情形記錄入當週週報內, 並於每週最後上班日送呈主管 工作週報 100y文檔作業進度表 郭總 劉小姐 作業時程 作業內容 相關報表 呈送層級 備註 不定期 若遇合適人員, 須進行面試通知(以e-mail 連絡之效果不彰，建議由人工口頭通知為宜) 面試安排記錄 不定期 記錄開會內容及追蹤事項 會議記錄 置入100y文檔 不定期 將工作進行間發現之問題、檢討情形及其進度作成書面記錄 各式問題檢討及其進度 1.郭總 95.10.16 v2 1