执176EX.12巴黎，2007年3月16日第一七六届会议原.PDFVIP

执 行 局 176 EX/INF.12 巴黎，2007 年 3 月 16 日 第一七六届会议 原件：英文、法文 临时议程项目 39 外聘审计员关于雇用顾问促进教育部门调整所使用程序的报告 概 要 本文件介绍总干事对外聘审计员关于雇用顾问促进教育部门调 整所使用程序之报告的评论。 176 EX/INF.12 I. 一般性评论 1. 总干事满意地注意到外聘审计员按照执行局 175 EX/5 号决定的要求，为编制“关于雇 用顾问促进教育部门调整所使用的程序”的报告所开展的工作。总干事支持外聘审计员关于 向执行局第一七六届会议提交其报告，而不是等到 175 EX/5 号决定所允许的第一七七届会 议才提交的决定。这为秘书处立即着手落实外聘审计员报告提出的建议提供了机会。 2. 总干事同意外聘审计员的审计结果，即秘书处在雇用顾问促进教育部门调整时，没有 完全遵守现行的程序。总干事保证对本组织的资金，包括采购工作进行高效和透明的管理。 3. 外聘审计员的建议被通盘接受，总干事已在采取措施加以落实，并保证秘书处今后将 遵循明确的、正确的采购规定和程序行事。 II. 建 议 审计建议 1 4. 应当加强行政干事（AO）的独立性：一方面提高这个职位的级别，以真正抑制签发拨 款命令者的权力，同时重申 AO 归会计处领导，并重申该处和会计长在内部财务管理系统和 1 在执行《财务条例》第 10.1 条 d ）款 方面的作用。内部财务管理（AO ）并不总能强迫人们 遵守本组织的各项规定。应当指出的是，AO 事实上属该部门负责人（这里系指 ADG/ED ） 领导，这就是内部监督的一个缺陷。内部监督的一个重要要求就是要把采购员与付款员严格 分开。而在实际当中，行政干事（AO ）这个位置并不能为这种独立性提供保障。 总干事的评论 5 ． 行政干事显然在其职权范围内执行着《财务细则》管理人以及为其顶头上司提供行政 支持和履行其它职责等多项艰难的任务。鉴于在解决有争议的问题时，可能出现矛盾，有时 也会有困难，因而明确行政干事与会计长报告财务问题的关系，加强 AO 的相关独立性会有 所助益。注意到加强行政干事独立性的建议，现正在采取有关的行动。 1 “总干事应：(d) 实行内部财务管理和内部审计，以利经常有效审核和/ 或检查财务开支，以便确保： (i) （……）收纳、保管及处理的正规化；(ii) 债务和开支符合大会通过之经费（……），或符合信托基金 （……）的用途和规定； (iii) 节约使用本组织的资财。” 176 EX/INF.12 - Page 2 6 ． 根据财务条例 5.4，会计长将其“审查和批准在被批准的限度内的义务”的职责授权给 核查员，核查员一般是总部和总部外行政部门的成员。秘书处要研究的一个方案是，根据在 教育部门新设置的财务服务办公室主任一职的工作内容，所有行政官员都将得到一份向会计 长提交的、带有明确活动目标的注重功能的报告。监督机制（也许是通过事后审查）可协助 会计长确保落实和问责。 审计建议 2 7 ． 有必要强调有关特例的法律规章条例：建议提醒注意有关特例的法律基础，并在必要 时充实完善《手册》： - 一方面，强调合同委员会这一代表各部门的集体和议机构具有就特例申请作出决 定的作用；或至少有职责阐明因《手册》第 1025 和 330 （326）项文字差异而可 能出现的含糊不清的问题。 - 提请注意《财务条例》规定总干事有权破例不按通过广告和竞标的规定行事以及 总干事根据《财务条例》规定了这种特例应具备的条件，而且除非今后修改这一 框架，