丰田A3资料制作及发布技巧.ppt

除了按照从上到下，从左到右或以顺时针方向来排列文本框的方法之外，还有很多其他版式，可以根据资料的目的和用途选择使用效果最好的版式。 须强调 的重点 结论 内容 数据 数据 将须强调的重点放在中间位置 由结论展开 使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件 有效地修饰。 “一目了然” 地突出重点强调的内容 简洁的语言 使用图表 使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果 文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐。 1）行文要“简明扼要”、“具体”和使用“主动语态” ▲“简明扼要” ▲“具体”：避免抽象的表达方式 ▲“主动语态”：尽量避免被动的表达方式 2）使用图表，强化视觉效果。 （一） 撰写各文本框的内容 1）统一文体和书写格式，文本框的上下左右 对齐。 2）须强调的文本框和文字用粗体，加大字号。 （二） 修饰资料，使内容一目了然 ○ △ ◆ △ △ ▲ √ 纲要主体 是否醒目 是否遗漏了想说的内容 空白和文字部分的平衡（面积分配率）是否合适 整体的思路是否清晰易懂 阶段小结 1.1 什么是A3资料 1.2 A3资料的特征 1.3 使用A3资料的好处 1.4 A3资料的制作步骤 * 班组长梯队班培训教材之—— 1.1 资料制作基本事项 1.2 如何制作简单易懂的资料 1.3 资料制作的自检 目录 一、资料制作方法 三、发表的技巧 2.1 什么是A3资料 2.2 A3资料的特征 2.3 使用A3资料的好处 2.4 A3资料的制作步骤 3.1 发表的意义和目的 3.2 发表的技巧 二、A3资料制作 情报、信息的传达 记录 方案、资料的收集整理 1.1 资料制作基本事项 资料制作方法 1.1 资料制作基本事项 该做什么、怎么做、对哪里作了改善… 管理?改善报告资料 ⑥ 问题在哪儿、对此…、考虑该怎么办… 业务报告资料 ⑤ 决定 做什么、到何时为止、希望对方怎样做… 委托(指示)书 ④ 说明文 ③ 通 知 ② 谁、做什么、何时、 在哪儿、为什么、怎样做（５W１Ｈ）… 留言条 ① 联络 重点内容 种类 编号 用途 1.1 资料制作基本事项 确定资料的基本框架 收集必要的资料、信息 结合制定的框架，整理资料 对资料的有效性和价值加以判断 1.2 如何制作简单易懂的资料 站在对方的立场上 读者不一定具备初步知识 —增加易于理解的说明 论点论述要简明扼要 —明确整体架构及各部分侧重点 写得太多易使人失去阅读的兴趣 —书写数量控制在理解的最小限度 一目了然 —重点部分进行特写 1.2 如何制作简单易懂的资料 决定大概布局，各部分分配空间 留出适度空白，保持适度占有率（70%） 如需装订，装订侧留出2㎝位置 1.2 如何制作简单易懂的资料 字体大小适当，避免错字、漏字、白字等 各部分标注序号，如Ⅰ、Ⅱ或1、2等 重点部分加粗或加下划线，起强调作用 简洁，删除没用的修饰性语言 例：怀着无论如何也要干好的心情来完成工作目标。 工作目标必须完成。 1.2 如何制作简单易懂的资料 回避长句，尽可能分条列项 具体，避免抽象的表达方式 例：车间今年的创意、方案尚算可以。 车间今年的创意提案情况为263件（为 去年110%）。 直截了当，开门见山（双重否定等） 例：安全的问题并不是不比量的问题重要。 安全的问题比量的问题更重要。 1.2 如何制作简单易懂的资料 采用主动语态，避免被动表达 例：成果受下属的干劲所左右。 下属的干劲影响成果的大小。 对专业用语进行简单说明 一句话中不要重复使用同一词语 例：关于质量不合格的发生情况，去年发生了34件，今年已有18件发生。 关于质量不合格的发生情况，去年为34件，今年已达18件。 1.2 如何制作简单易懂的资料 Concise （简洁） Correct（准确） Clear（易懂） 3C原则 1.2 如何制作简单易懂的资料 数值保留3位为宜 根据目的不同选择不同图表 加上易懂的标题、序号，注明单位 注明数据出处、调查方法等 刻度、划线要清楚 图形曲线需分清：单位不同曲线、图表刻度划分、数据分析等 1.3 资料制作的自检 制作前 ①主题是否明确？ ②制作资料所需的数据和信息是 否充足？ 制作中 ①文字表达是否简明易懂？ ②图表的选用是否合理？ 制作后 ①主题是否得到了有效论证？ ②是否对资料进行了全面检查？ 阶段小结 1.1 资料制作基本事项 1.2 如何制作简单易懂的资料 1.3 资料制作的自检 将需要表达的信息(包括报告、决裁、通知等）归纳在一张A3纸上，即为一张A3资料。 运用问题解决的思路制作的A3资料。 2.1 什么是A3资料