电子文件和电子档案管理.pptVIP

北京市档案局信息化处 田雷 2014年3月24日;;Page ? *;一、电子文件概述（简）;Page ? *;2.电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。 《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）;（二）电子文件的产生系统 （1）OA（办公自动化系统）； （2）ERP（企业资源计划系统）； （3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）； （5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）； （7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）； （9）GIS（地理信息系统）； （10）E-MAIL（电子邮件系统）； （11）EDI（电子数据交换）； （12）EC（电子商务系统）； （13）EG（电子政务系统）； （14）数码照相与摄像及多媒体系统； （15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）??? ;（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统称为元数据。;2.背景 背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容： （1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。 背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信息。 ;3.结构 结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方面的信息。 结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。 ;（四）电子文件的类型和格式 1.文本文件 使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。 常见的文本文件格式有：TXT、RTF、DOC、DOCX、PDF、HTML、XML等。 适宜归档的文本文件格式：XML、RTF、TXT、PDF。Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采购目录收录的其他正版软件所生成的文本文件也可以直接归档。 ;Page ? *;3.图形文件 根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成的位图和由几何图形组成的矢量图。 常见的图形文件格式有：TIFF、GIFF、PNG、VSD、DWG、EPS等。 适宜归档的图形文件格式有：位图以TIFF、PNG、GIF格式归档；矢量图以原始生成格式归档。;4.图像文件 使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作的静态影像记录（画面）。 常见的图像文件格式有：JPEG、TGA、BMP、GIFF、TIFF 、RAW等。 适宜归档的图像文件格式有：JPEG、TIFF。较为重要的拍摄图像可以RAW格式归档。;5.影像文件 用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生成的多维动画等动态影像记录（画面）。 常见的影像文件格式有：MPEG、AVI、MOV、WMV、RMVB、FLV、MKV等。 适宜归档的影像文件格式有：MPEG、AVI。 ;6.音频文件 用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作的声音记录。 常见的音频文件有：MIDI 、MP3 、WAV 、WMA 、RA 、RAM 、AIFF 等。 适宜归档的音频文件格式有：WAV、MP3。 ;（五）电子文件的归档方式 2种方式：在线归档和离线归档。 《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》;Page ? *;二、电子文件管理的通用要点;（一）电子文件管理原则 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全必威体育官网网址等五项基本原则。 《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）;（二）电子文件的管理职责 电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负