文书和档案管理基础(第三版)四单元2.pptVIP

第四章 纸质档案管理;;任务二 企业档案工作 ;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;一、掌握科技档案整理方法;①分项目 科技档案一般有产品、科研、基建、设备等四大类。 每个大类中有若干个科技项目。一个项目的文件材料作为一个集合体，具有成套性特征，不能分散，其他项目的文件材料不能混入。;②组卷 （1）组卷原则：遵循成套性原则，遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 （2）组卷要求： ①科技文件材料务必准确、齐全、完整； ②科技文件材料应当原件归档； ③书写和字迹材料要符合耐久性要求。;（3）组卷方法 科研档案组卷 按照“调研—申报立项—研究—试验—总结—鉴定—报奖—推广”等不同阶段的时序，组合文件材料数量多少进行组卷。 产品档案组卷 要求同一产品型号内，包含产品从其开发到生产定型验收和评优受奖全过程中形成的全部文件材料，都要按产品统一整理归档。 设备档案组卷 按照同一设备，从设备的市场调研、审批、购置合同、商务洽谈，到设备开箱验收、安装调试、维护修理和设备管理等形成的文件材料，进行分别组卷。 基建档案组卷 按照工程立项到工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优全过程的文件材料。 ;③文件排列 （1）科技档案案卷是一个有机的组合体，案卷及卷内文件排列，一是要遵循其形成规律，二是要尊重文件之间的自然联系和逻辑关系，以保持文件材料的历史面貌。 通常是按照课题立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用阶段依次排列。 （2）产品档案按照产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序排列；或按其产品系列、结构排列。 （3）设备档案按照设备依据性材料、外购设备开箱验收、安装调试、运行维护进行排列。;（4）基建档案按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列 （5）图样材料的排列，有图纸目录的按图纸目录排列，没有图纸目录的按总体与局部的关系排列。 （6）文字材料的排列，按重要程度、时间、逻辑关系和译文在前，原文在后的四种方法排列。 （7）图文混合材料的排列，文字在前，图样材料在后。 ;④去钉、折叠 文件材料中有金属物装订的要拆除。以件为单位的还需要用不锈钢钉或用线装订。 ;⑤编号 卷内文件有书写内容的页面一律要编写页号，正面在右下角，反面在左下角。 ;⑥编制内目、备考表 按卷内文件排列的顺序抄写，卷内文件目录应放在文件最前边，用钢笔填写。 卷内文件目录包括： ⑴序号：卷内文件的顺序号，从1开始流水编制。 ⑵文件编号：即文件的发文字号，图纸为图号。 ⑶责任者：制发文件的组织，即文件的发文机关。 ⑷文件（材料）名称：文件的标题。没有标题或标题不规范时须重新拟制标题，并加[]号。 ⑸日期：文件的成文日期，格式如“2015.5.25” ⑹页数:每份文件的总页数。 ⑺备注：文件需要说明的情况。 ;⑦装订、装盒 （1）装订方式：用无酸软卷皮，按照卷内目录、文件材料和备考表顺序，依次排列整齐，“三孔一线”方式装订成册。再装入符合国家档案标准的无酸科技档案盒内进行保存。 （2）不装订方式：按照卷内目录、文件材料和备考表顺序，装入符合国家档案标准的无酸科技档案盒内进行保存。 ;⑧编制封面、脊背 基建档案案卷封面的填写及要求： ①档号：即本卷基建档案的编号。 ②档案馆号：不填。 ③缩微号：不填。 ④案卷题名：即案卷标题。（不超过50字） ⑤编制单位：本卷内所有文件的形成单位，编制单位必须用全称或通用简称。 ⑥编制时间：本卷内文件形成时间跨度。 ⑦保管期限：基建档案的保管期限根据《基建档案归档范围及保管期限表》确定。 ⑧密级：基建档案的密级一般为“秘密”。 ;⑨编制案卷目录 科技档案案卷目录要求按一级类目分别编制，即分别编制科研档案、产品档案、设备档案、基建档案的案卷目录。 ;⑩入库上架 科技档案排列按最小类目排列。科技档案的排架一般不考虑年度、保管期限的特征，重点要考虑的是保持同类项目形成的文件材料的系统性、成套性，以便系统、完整地提供利用。 ;科技档案 科技档案是指在科学技术活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 就其本质而言，它构成一个企业、研究机构乃至国家的知识资源。 ; 科技档案的种类及特点 ①科研档案 指在包括基础研究、应用研究和开发研究等科学技术研究活动中形成的各种原始记录，又称科研档案。 科研档案以科研课题为核心进行分类、立卷、归档，一个课题的全部档案。是一个有机联系的整体，具有成套性的特点 ②产品档案 又叫生产技术档案。是指在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。 基本特点是：型号成套，一个型号产品的档案材料是有机