会计信息化档案的管理.pdfVIP

会计信息化 马 凌 一 、 引言 决策的依据。由于账务处理的工作量大，再加上手工处理速度 会计档案是记录、反映经济业务的重要史料和证据。会计 缓慢，往往又有很多调账事项发生，这就需要延迟一个相当长 信息化，使会计档案在涵盖的内容范围、产生的过程、存贮形 的时间才能编制出各种会计报表，严重削弱了会计资料的作 式与载体、与外界交换信息的方式以及存贮的环境等都与手 用。信息化后，由于计算速度很高，可以随机输出任一会计信 工账务系统的会计档案有着根本不同。加之软件的安全性、硬 息，因此会计信息的时效性大为提高。 件的可靠性尚无可靠的保证，使得会计信息化档案的管理成 3．存储材料磁性化。手工方式下，信息的载体主要是纸张， 为工作的重点之一。 包括凭证、账簿、报表等；信息化方式下，信息的载体是多级存 二、会计信息化档案内容与原系统的不同 储结构的磁性材料，包括软盘、硬盘、磁带、光盘以及微缩胶片 1．会计信息化档案内容的丰富性。传统的会计档案包括各 等。这些新的磁性载体体积小、容量大，易于传递和备份；但也 类原始单据、原始凭证、记账凭证、各类账簿、财务报告、报表 有其缺点，与传统的会计档案相比，磁介质上存贮的会计档案 等重要的资料和数据，都具有比较直观、可视性强的特点。而 在被删改、复制时可以不留痕迹，这又不同于手工系统的挖、 会计信息化档案是指存储在计算机硬盘中的会计数据以及其 擦、刮、补、涂、抹等技法，很难被发现，容易形成新的失真的会 他磁介质或光盘存储的会计数据和计算机打印输出的书面等 计信息，如果没有严格的档案管理制度，极易造成不可挽回的 形式的会计数据。它可分为数据档案和管理制度档案两大类。 损失，因此其存贮要求较高。在计算机系统环境下，要求能够 就数据档案而言，是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报 防磁、防湿、防尘、防震、防高温等，以及其他一些以外情况的 表格式和计算公式)等数据。虽然根据不同的系统设计思想， 发生，如突然断电等；如此，才能保证系统的正常运行。 会计信息化档案的内容不尽相同，但会计信息系统都可以随 4．会计档案的保管形式也有所不同。由于计算机会计系统 机生成当期各类会计信息，打印输出纸介质档案；而且更重要 的档案保存是以磁性介质为主，因而不仅要建立纸介质会计 的是，其磁介质和光盘档案随时可进行各种查询和数据分析， 档案的管理制度，还要建立严格的数据备份、数据恢复、档案 还为企业管理系统的数据分析、辅助决策和数据再利用提供 借阅与归还等与计算机磁性介质相关的数据保管制度。 了基础。管理制度档案包括系统开发、建立、升级使用的全套 5．会计数据结构发生了变化。如账簿中的固定属性数据往 文档资料：通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开 往要进行编码；订本账、多栏账的性质也发生了变化，都是由 发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同 计算机临时计算生成再输出；而凭证类别既可简化为一种通 会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之 用格式，又可进一步进行详细划分，便于信息的查询和使用。 后的五年。 6．系统与外部信息交换的内容和方式有所改变。网络传 2．会计信息化档案产生过程的及时性。手工系统中，尽管 递、各种日报表的出现使得会计信息系统所提供的信息无论 存在不同的账务处理程序，但是，其基本流程仍然依照原始凭 在数量上还是在质量上都远远优于手工系统。 证一记账凭证一账簿一报表的流程进行；这是由于报表的编 7．内部控制制度和方法发生了较大变化。在手工方式下， 制必须依赖序时分类的账簿记录，而不可能根据零星的一笔 有一套严密的控制体系保证账簿记录的正确