常用办公软件(word PPT excel).ppt

一、文字处理软件 二、电子表格软件 三、文稿演示软件 四、常用工具软件 应用软件： 为解决某些实际问题而编制的程序。 通用软件： 为解决带有通用性问题而研制开发的程序，如办公软件包、图形图像处理软件、数据库管理系统软件等。 专用软件： 专门为某一行业或单位的特定问题而开发的程序。 一、 文字处理软件 文字处理软件： 能够提供文字输入、编辑和输出环境的软件。 集文字、表格、图形的录入、编辑、排版、打印功能于一体。 例如： Microsoft Word、金山文字等。 Word系统概述 认识Word窗口： 文档的建立 1.文档的输入 2.保存文档 （1）保存新文档 单击“保存”按钮 ，为新文档命名。 （2）保存已命名的文档 单击 “保存”按钮。 （3）将文档另存备份 选择“文件”→“另存为”命令，输入新文件名。 （4）自动保存文档 选择“工具” →“选项”命令，设置“自动保存时间间隔” 。 （5）保存为HTML格式 选择“文件” → “另存为Web页” 文档的编辑 文档的排版与打印 1.字符格式化 先选定文字，选择“格式”→“字体”命令： 2.段落格式化 段落缩进 段落修饰 利用“格式”菜单的“边框和底纹”命令： 分栏与首字下沉 3.设置项目符号及编号 选择“格式”→“项目符号和编号”命令 4. 创建和使用样式 样式是一组已命名存储的格式的集合，分段落样式和字符样式。 5. 生成目录 生成目录前，先对文档中要显示目录的各级标题分别格式化。 6.页面设置 包括页眉页脚设置和页的版面设置。 页面设置 选择“文件”→“页面设置”命令： 表格制作 创建和编辑表格 选择“表格”→“插入”→“表格”命令； 单击常用工具栏中“插入表格”按钮并拖动鼠标指针； 单击常用工具栏的“表格和边框”按钮调出“表格和边框”工具栏： 图文混排 插入图形 选择“插入”→“图片”命令: 编辑图片 利用绘图工具绘制图形 文本框 邮件合并 邮件合并用于将一份通知或信函，以不同的收信人姓名打印。 方法 ： 通过创建一个主文档和一个数据源文件来生成多个文档，主文档是包含在合并中不同文档中相同的部分，如信函的主体文本、图形等；数据源则是包含不同文档中变化的信息，如姓名、称谓、地址等。 在合并过程中，Word把来自数据源的不同信息加入到主文档的邮件合并域中，由此产生了主文档的不同版本。 简单操作步骤： 打开一个新文档（或打开一个准备作为主文档的文档）； --输入信函内容； --选择“工具” →“信函与邮件” →“邮件合并”命令； 二、电子表格软件 电子表格是指能在计算机上提供运算环境的软件。 Excel系统概述 认识Excel 工作簿、工作表、单元格 单元格选定方法： 1.直接输入常量数据 2.自动填充数据：自动填充等差、等比，或系统预定义的序列数据。 工作簿的基本操作 1.建立与打开工作簿 2.保存和关闭工作簿 注意“保存”与“另存为”的区别。 ?3.工作表和工作簿的保护 （1）保护工作表：防止修改工作表中的单元格、图表项、图形对象等。 选择“工具”→“保护”→“保护工作表”命令。 （2）保护工作簿：保护工作簿的结构及窗口。 选择“工具”→“保护”→“保护工作簿”命令。 （3）取消对工作表或工作簿保护 选择“工具”→“保护”→“撤消工作表保护”或“撤消工作簿保护”命令。 4.工作表的基本操作 使用公式与函数 1.使用公式 公式中的运算符及其应用 数据的引用 2.使用函数 常用函数应用举例： AVERAGE函数 用于计算自变量参数表中所有数值的平均值。 IF函数 执行真假值判断，返回不同结果。可以对数值和公式进行条件检测。 1.改变数据的显示格式 2.工作表的编辑（指对工作表中单元格内容进行的以下操作） 2.工作表的格式化 使用图表 1.创建图表 嵌入式图表：数据和图表在同一张工作表上。 图表工作表：在数据工作表之前插入的独立图表。 2.图表的编辑及格式化 使用数据清单 1.建立数据清单 2.排序 将数据清单按某种规定顺序显示。 关键字：排序的字段名。至多允许3个关键字进行排序。 3.筛选 按要求找出符合若干条件的记录并显示。 自动筛选举例 4.分类汇总 对数据清单中的某一字段