国立嘉义大学档案保存价值鉴定小组会议纪录.DOCVIP

國立嘉義大學103年度檔案保存價值鑑定小組會議紀錄 時間：民國103年12月17日（星期三）上午10時 地點：本校蘭潭校區行政中心4樓第4會議室 主席：吳副校長煥烘 記錄：潘建齊 出(列席)人員:詳如簽到單 壹、主席致詞：(略) 貳、上次會議決議事項暨執行情形: 提案一 案由:本校102年度檔案銷毀案，提請 審議。 決議：各委員無補充意見，照案通過。 執行情形:經教育部及檔管局審核，檔管局於103年10月7日檔徵 字第1030003599號函核定銷毀，扣除檔管局及教育部規定 續存案939件，計銷毀8,029件。 提案二 案由：檔號73/111/1/1/13及檔號74/Z420/1/1/28重新送審案，提請 審議。 決議：同意上述兩件公文重新報部銷毀。 執行情形:檔管局於103年10月7日檔徵字第1030003599號函同意 銷毀。提案三 案由：本校103年度檔案銷毀辦理進度，提請 審議。 決議：103年檔案銷毀進度修正調整為銷毀2年(民國77至78年檔案)，計10,056件，所需工讀人力由總務長室全力支援。之後維持每年銷毀總數約7,000件進行檢討，若該年度擬銷毀件數超過7,000件，則以「業務單位」為劃分基準，將超過上述件數標準之同一業務單位檔案，調整至下一年度併同檢討。 執行情形:103年檔案銷毀進度依上述決議辦理；104年檔案銷毀進度 提交本次會議討論。 決定:檔管局及教育部審核續存原因，請錄案分析，餘洽悉。 參、提案討論 ※提案一 案由：本校103年度檔案銷毀案，提請 審議。 說明： 一、為達節能減紙之效，本會議不個別提供紙本檔案銷毀目錄，檔案銷毀目錄電子檔已於11月12日E-mail給各委員，請委員先行審核。並將檔案銷毀目錄公布於文書組網頁(必威体育精装版消息)。 二、本年度擬銷毀本校民國77-78年檔案，已逾保存年限者，分屬秘書室538件，教務處1,079件，學務處1,639件，學輔中心20件，總務處1,225件，視聽中心23件，環安中心2件，主計室945件，人事室2,461件，電算中心70件，圖書館37件，進修推廣部209件，體育室35件，各教學單位1,312件、實輔處(師培中心)461件，共計10,056件。 三、經送會原業務單位審核，擬續存共17件，分屬教務處9件、主計室2件、人事室6件，其他單位審核無應延長保存年限之檔案。 四、擬依業務單位審核意見辦理檔案續存17件及銷毀10,039件，提請 審議。 決議：本校民國77-78年已逾保存年限之擬銷毀檔案，照案通過。但考量已有第二檔案庫房，檔案存放空間尚充裕，請先暫緩提報教育部及檔管局檔案銷毀作業，待庫房空間不足時，再行提報銷毀。 ※提案二 案由：本校104年度檔案銷毀辦理進度，提請 審議。 說明： 一、依102年檔案保存價值鑑定小組會議決議，年度銷毀進度，以兩年為單位，若銷毀件數超過7,000件部分，以業務單位劃分併入下年度檢討。 二、本校現行公文管理系統以「年度」設定銷毀條件，所產生檔案銷毀目錄資料較準確，若以「業務單位」做區隔條件，則將排除一些原始資料漏鍵業務單位之檔案。目前系統因無法支援查詢漏鍵業務單位之檔案，故以往所產生擬銷毀目錄年度報表後，由檔管人員進行資料逐案檢核和補登動作。 三、經詢問公文系統帝緯廠商，此為系統編寫程式限制，若要變更及擴充功能，需另外付費。考量本校正推動電子公文線上簽核(第二代公文系統)，似無針對舊系統再行擴充之必要。 四、依檔案法第12條規定：「經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。 96年 民國55年以前檔案 747 362 9 97年 民國60年以前檔案 649 438 51 98年 民國65年以前檔案 4,189 2,880 70-73 99年 民國67年以前檔案 5,665 5,608 84-109 100年 民國68至72年檔案 20,529 18,432 110-123 134-143 153-173 101年 民國73至74年檔案 7,683 6,594 125,126 173,177 102年 民國75至76年檔案 9,443 8,029 178,180 181 103年 民國77至78年檔案 10,056 185-187 104年 民國79年檔案 5,793 204、205、210 104年 民國80年檔案 6,025 207、211 決議：考量檔案庫房空間尚充裕，本案暫緩辦理。 ※提案三 案由:自105年起暫停辦理紙質類檔案銷毀業務，俟有銷毀必要時再行提報，提請 審議。 說明: 一、依據95年檔案銷毀計畫所揭示，本校辦理檔案銷毀，預期效益為減輕庫房儲存壓力、銷毀不具參