新形势下物业档案的管理工作.pdfVIP

20]1年第2期 边疆经济与文化 Nn．2．201l (总第86期) THEBORDERECONOMYANDCULTURE General．No．86 【图书文化】 新形势下物业档案的管理工作 刘春艳 (哈尔滨市物业供热集团直属房产经营公司林兴分公司，哈尔滨150076) 摘要：．物业档案管理作为企业管理文化的一个重要组成部分。因反映业主和住户变迁以及物业服务企 业管理、经营、服务等一系列活动，成为考评物业服务企业资质情况的依据，也是检验小区物业管理水平的 标志。 关键词：物业档案；档案管理；信息化 中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1672-5409(2011)02-0085-02 一、物业档案存在的类别和形式 ’二、规范物业档案的收集、保管及查阅流程 对物业档案进行分类在档案管理中占有重要的 齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统是物 地位，它既是档案进入保管状态的标志，又是对档 业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务 案进行科学管理的基础，我们可以根据不同的内容 工作的一个必要条件，也是物业管理企业的一项基 和形成特征对其进行分类。 本功。一般来说，物业档案的收集分为三个阶段： 物业档案按照实际用途可分为六大类，即：党 一是承接查验期：本阶段的档案收集内容主要是被 群工作类、行政管理类、房管类、基建类、财务 承接查验物业及其附属设施设备的权属、技术和验 类、设备仪器类以及声像档案类。房管档案即从房 收文件，一般称为物业基础资料档案。此部分档案 屋建造到消亡整个历史过程中形成的帐、图卡、文 收集的技术要求高，涉及面广，对物业管理公司的 件等具有证实房屋全部历史变化过程的资料，又分 技术力量是一个重要的考验，收集处理不全或遗 为：房产产权档案和房产现状档案。房产产权档案 漏，会对今后的物业管理工作造成长远的影响。例 的存在形式包括：房屋建造的批准证件、土地规 如，建筑的验收涉及土建设计、施工等方面，中央 划、征地等审批文件、建筑执照、产权登记申请 空调、电梯等附属设施设备涉及机械制造、制冷、 书、地址勘测文件、房屋位置示意图、产权所有证 电机、微电子和电脑等，涉及各个技术领域，对相 或房屋共有权保持证明及登记发证的审批手续原件 关技术人才和管理人才的要求都比较高。因此，我 或复印件。房产现状档案的存在形式包括住户进户 们要善于多方面扩大搜集材料的线索，并对收集到 时所签订的各种协议、合同、契约、庭院配套设施 的材料进行摘要分析，使其中有用的信息尽收无 设备情况登记表、各种房管业务报告以及为加强管 遗。二是物业人住期：本阶段的档案资料收集范围 理手段而设立的表、帐、卡等资料。基建档案是小 是物业业主(或物业使用人)的权属档案资料、 区单体楼、庭院组成等公共设施设备的工程技术档 个人资料等。因涉及业主(或物业使用人)的个 案，其具体形式包含：工程预决算、单体建筑的全 人资料(如：业主的姓名、工作单位、家庭成员 套施工、竣工图纸配套煤、水、电、管线的系统 情况、经济收入状况等)，其收集的范围、使用范 图、园林绿化、庭院道路工程的设计竣工图纸、房 围以及个人资料的管理等情况应向业主明确说明并 屋普查定案表、区内设施设备变化过程中形成的一 加强管理，避免出现因业主(或物业使用人)个 切据有查证和使用价值的文件资料。而设备仪器类