10档案思考题.docVIP

档案思考题 第一次作业： 1.公文格式分几部分？每部分具体包括哪些项目？ 公文格式分为眉首、主体、版记三部分 1.眉首部分 眉首位于文件首页红色反线（界栏线）以上，具体包括公文份数序号、秘密等级和必威体育官网网址期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 2.主体部分 主体部分主要包括公文标题、主送机关、正文、附件说明、公文生效标识、附注。 3.版记部分 版记部分主要有主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。 2.如何理解按“件”整理文件？ 归档文件整理以“件”为单位进行文件级整理所谓“件”就是“自然件”，即单份文件。一般以每份文件为一件。 为了保证归档文件的齐全完整，方便利用那些密不可分的文件作为一件，成为整理的基本单位。这类情况具体包括：文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。文件处理单、拟办单、领导批示的签批条等真实地记录了文件的形成、办理过程是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等，应与原件作为一件。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，应作为一件。报表、名册、图册等：报表、名册、图册等一般每册(本)内容都相对完整，具有独立的检索价值，一册(本)作为一件。来文与复文包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等根据检索需要的不同，此类文件可以作为一件也可以分别各作为一件。 3.如何检索数字档案图像？ 图像数据库检索 建立数字图像档案目录数据库，扫描与存储纸质／照片档案，并将目录与图像挂接，数据库应包含对数字图像的编辑、处理、检索、显示、打印等功能，并及时维护数据库。 检索可通过数字图像档案的说明、时间、分类等十多个条件或这些条件的组合来进行。 通过OCR（光学字符识别软件）将文字图像转换为文字文件（文本文件、RTF文件等）。OCR软件对纯中文或纯英文的印刷体文字的识别率最高；对中英文混排的印刷体文字的识别率低；对手写体汉字的识别率更低。因为OCR的识别率达不到100％，而数字档案却必须100％地准确，所以档案部门通常只提供数字档案图像文件及OCR软件，而不提供数字档案文字文件。利用者需要获得数字档案文字时，可以自己进行文字识别和校对 4.试述电子文件管理原则。 （一）全程管理原则 （二）前端控制原则 （三）真实性保障原则 （四）完整性保障原则 （五）有效性保障原则 （六）凭证性保证原则 （七）多种载体保存原则 （八）多套保存原则 （九）动态保管原则 （十）安全保管原则 5.如何保障电子文件的真实性？ 《电子签名法》的实施确立了电子签名文件的法律地位，采用可靠的电子签名/签章技术，可以确保电子文件的原始性和法律凭证性。签署了可靠的电子签名/签章后，对电子文件内容、形式及其中电子签名/签章的任何改动都能够被发现。通过检验电子签名/签章，就可以确认电子文件的原始性。 因为电子签名/签章的失效就意味着电子签名/签章文件法律效力的丧失，所以在永久保存过程中，必须确保电子文件及其中电子签名/签章的完整和有效（即可验证或可认证），这就是电子签名/签章有效性保障策略。 该策略虽然能够永久保障电子文件的真实性，但却会对电子文件格式转换有所限制——电子文件转换格式后其中的电子签名/签章不能失效，否则不能转换！ 6.《归档文件整理规则》主要体现出哪些特点？举例说明。 1.简化（1）简化整理程序。（2）简化整理方法。（3）简化整理项目。档案盒封面只设“全宗名称”一项，取消类目名称、案卷题名、起止时间、件、页数、保管期限、全宗号、目录号、案卷号、归档号等项目；盒脊上取消目录号、案卷号项，保留“全宗号”、年度、保管期限，增设机构（问题）、起止件号、盒号项，以利于检索。 2.兼容（1）兼容计算机和手工两种管理方式。（2）兼容档案室与档案馆整理。在归档章和盒脊上设置了室编件号和馆编件号，以实现馆室的衔接。（3）与现有法规尽量保持一致。 3.灵活（1）在界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿”、“来文与复文”等可为一件，也可各为一件。 （2）归档章的位置只要盖在文件首页上端空白处即可。（3）在《规则》的执行上可根据各自实际情况灵活掌握。 第二次作业： 1.对密不可分的文件材料如何进行排列？ 为了保证归档文件的齐全完整，方便利用，对那些密不可分的文件可以作为一件，成为整理的基本单位。这类情况具体包括： 文件正本与不同稿本：一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独