在办公室中的礼仪.PPT

1. 迎賓 始終面帶自然笑容迎接來賓 在向來賓問好時，須站起身來 無論是什麼樣的訪客，都應搶先向對方問好 * * 對訪客附上一句“讓您久等了” 記下訪客的姓名，並正確地記住 為訪客帶路時應與其步調一致 將會客室的房門完全敞開，以便讓客人通過 有多位訪客時，應事先確認他們各 自的職務 養成進入會客室之前先敲門的習慣 會客室內側的座位為上座，靠近入 口的座位為下座 2. 招呼 小心地為訪客上茶，勿將茶具放在文件上 無論什麼時候，都應先給客人上茶 茶水放在右側，點心放在左側 泡好喝的茶，茶水七分滿即可 上茶時機的選擇非常重要 抹布是上茶時的必需品 3. 同行 在電梯中，應替訪客操作 即使是在電梯中，也有上位與下位之分 在走廊遇到客人，別忘了問好 當與來賓擦肩而過時，應偏向走廊的右側 在樓梯相遇時，應在距客人上下各3~4階處向其問好 在大門口送別時，應等到已看不見客人之後再離去 在電梯口送別時，應等到電梯開始下降後再離去 4. 電話 電話交談時，仍應保持正確姿勢與甜美笑容 講電話時左手拿聽筒，右手作記錄 朋友間所用的語言在辦公室並不適用 接到對方家人打來的電話時，應隨機應變地應答 在電話中應省去客套話，直截了當說明事由 打電話前，先將欲談話內容記錄下來 接到私人電話時，應簡略處理 電話中途斷線時，須自己主動打過去 即使電話的聲音聽不清楚，也不要提高音量 當請對方等待回話時，應先取得對方的諒解 “請稍等片刻”，應以一分鐘為限 讓對方長時間等待時，應中途報告事情的進展 轉達電話時應正確說清楚對方的姓名與事由 電話轉達對象正在忙時，應以紙條傳達 電話留言記錄上，應寫明接到電話的時間 應在電話鈴響第三聲前接聽電話 應將對方的留言復述一遍，以確認其中的內容 自己處理不了的事情，就請上司來接聽 接到從同事轉來的電話，應先說“讓您久等了！” 不該在對方說明來意後，才說此人不在辦公室 當事人不在，應告訴對方他回辦公室的時間 不要將自己同事的去向透露給外人 早晨接電話時，應向對方問候“早安” 即使是打錯電話，也應態度和藹地應答 對於投訴電話，不要感情用事 給對方電話留言時，也應留下打電話的日期與時間 5.名片 交換名片時應站起來，並先於對方遞出 遞名片時，應將正面朝向對方並面帶笑容 用雙手接名片，且手指不可蓋住文字 不要將對方的名片一直放在桌上 6.社交 替別人作介紹時，應先從身份低的人開始 為許多人作介紹時，應恢復“上位者優先”的原則 7.拜會 避免將到訪時間定在星期一的早上 去拜訪的前一天，應打電話再次確認 應比預定時間提前五分鐘到達 前往其他地方拜訪時，應坐在下座 不要將皮包放在會客室的桌子上 會談時，最好坐在對方的左斜方