公文管理系統 教育訓練.ppt

* 代理人於代理生效時間內進入系統，於左邊功能樹部份，會顯示﹝代﹞字的被代理人功能樹。 代理人設定 * * 嘉藥學校財團法人嘉南藥理大學 公文管理系統 教育訓練承辦人作業 * 課程大綱 承辦人作業流程 外來文函復/簽會辦公文？ 如何創一份稿？（內文分繕） 一文多稿說明 如何建立個人受文者群組？ 如何刪除簽稿？ 如何併文/解併？ 如何抽回誤送之公文？ 如何誤送退回？ 如何設定代理人？ * 承辦人作業流程 * 創稿 函復 會辦 承辦人 檔案室 總發文 單位 主管決行 檔案室 歸檔 發文 主管 承辦人 ※密件公文或者紙本公文，系統保留所有公文流程與公文資訊。 主管是否批示公文電子檔 * 公文陳核 承辦人 主管 單位登記桌 決行註記 若主管決行電子檔公文 若主管不決行公文電子檔 ＊密件或者紙本公文陳送主管批核 * 外來文函復/簽會辦公文? * 承辦人如何函復公文? 待辦作業區→「承/會辦待辦區」→ 勾選欲函復的公文→【簽收】 →【簽辦】→選取欲簽辦的簽稿→設定傳送流程→ 【傳送】 承辦人如何簽會辦公文? 待辦作業區→「承會辦待辦區」→勾選欲簽辦之公文→ →【簽收】 →【簽辦】 →【意見輸入區】輸入意見→【瀏覽設定傳送流程】 → 【傳送】 如何函復/簽會辦公文 * 如何創一份稿? * 公文取號機制： 創簽稿： 3碼民國年＋D+6碼流水號 （稿轉文後會去取收發文號） 操作步驟： 點選常用功能區的【創簽/創稿】執行公文製作。 創稿系統操作 * 情境提示： 1. 承辦人如何以稿代簽?創簽/創稿→創函→【存檔】→【登錄取號】→ 勾選欲跑流程的公文【設定傳送流程】 →【傳送】 2. 承辦人該如何創一份簽稿併陳之公文？ 創簽/創稿→創簽→【增加簽稿】→創函→【存檔】→【登錄取號】→ 勾選欲跑流程的公文【設定傳送流程】 →【傳送】 3. 承辦人如何先簽後稿? 已經創一份簽，進行公文流程，之後須再創一份函稿同時簽核，文號相同，該如何操作？ 創簽/創稿查詢→勾選簽→【修改】→ 【增加簽稿】 →點選函稿→ 【存檔】 創簽/創稿 * 公文創簽稿登錄取號以後，會出現在 待辦區作業→「承辦作業待辦區」當中。 「登錄取號」後公文時效開始起算。 創簽/創稿 公文製作介紹(一) * 手寫筆 便利貼 單選選單 螢光筆 公文編號 追蹤修訂 橡皮擦 螢光筆 手寫筆 職名章 公文編號 完整的工具列 公文製作介紹(二) * 文稿頁籤 公文編輯區 公文製作介紹(三）附件說明 附件說明 發文附件：於發文時會隨公文送出，附件資料會顯示附件種類為：「會簽附件」 會簽附件：內部簽辦公文所需之附件，不隨文發送。 如會辦公文需做資料調查或填寫表格，可使用參考附件，會辦單位可查看附件資料並下載檔案，之後再使用參考附件上載 * 附件資料 下載附件 * 線上公文製作介紹(四）函稿的正、副本 正、副本選擇由左邊本機關組織展開後，點選單位名稱二下，會自動引入右邊欄位，全部輸入完成後，按【確定】，自動將受文者帶入到文面上。 發文方式: 電子交換、郵寄、人工交換 分繕列印 如果受文者需要分繕列印，請選擇『分址分文』，於『不隱藏』勾選則勾選的單位就會於列印時被隱藏於受文者。 * * 如何建立個人受文者群組? * 承辦人有些自己使用之受文者資料需匯入公文系統使用，可在受文者設定以群組方式匯入。 匯入群組： 下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之群組名稱。 正本：教育訓練配合廠商 副本：教育訓練配合機關 匯入清單： 下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之所有受文者名稱。 正本：張三、李四、王五 副本：李白、韓愈 建立個人受文者群組 * 承辦人有些自己使用之受文者資料需匯入公文系統使用，可在受文者設定以群組方式匯入。 匯入清單： 下載受文者格式範本，修改後匯入系統，文面上的【正本】、【副本】將會顯示匯入之所有受文者名稱。 正本：張三、李四、王五 副本：李白、韓愈 建立個人受文者清單 設定傳送流程說明 * 指定單位按新增為傳送到該單位登記桌，跨單位不同登記桌傳送文只能指定到該單位登記桌 指定到單一承辦人按新增則文送到該承辦人，同一單位或同登記桌可以指定到承辦人 送總發文或總檔案室雙按兩下 * 如何刪除簽稿? 承辦人如何刪除多餘的簽稿情境提示： 未登錄取號： 創簽/創稿查詢→勾選欲刪除草稿→【刪除】 已登錄取號：