新华保险北京分公司档案数字化加工标准.docVIP

新华保险北京分公司保全（个险）档案 数字化加工标准 一 档案交接 档案出库时要同用户方的档案管理负责人员共同核对所提盒数。 所提盒数核对准确后档案提供人和接档人需要有双方确认签字表。 对于档案清查时所缺的盒或件在《档案交接登记单》上要有说明，短缺、 特殊情况等处理需要有用户确认签字。 提卷出库后要产生一份用户签字确认的《档案交接登记单》。本记录单上 的内容及处理方式双方负责人必须要清楚知道。 对所提盒数进行逐盒的检查核对，核对盒中是否有原始目录、备考表等记 录载体（将所核对的结果记录在案）。 鉴定不需要扫描的个别特殊的档案资料进行登记。（鉴定工作主要由用户方 的档案管理人员和本工作组的提卷负责人共同配合完成）并且对所查结果进行记录。 增加“工作流程单”在卷中，本流程单将记载本盒的所有信息及流程经过 的详细记载情况。 二 档案整理 1） 档案的分类：对于业务档案有扫描批次号的按年度、扫描日期、业务类型进行分类。 对2006年以前的业务档案没有扫描批次号的按年度、受理日期、业务类型进行分类。 2） 保全（个人保险）业务类型分：退保、满期、其他。 3） 保管期限：其他为长期，长期用拼音首字母代替，如；长期“C”。退保为保险合同终止之日起6年，满期为档案形成之日起6年，保管期限处统一写为“保管至XX年”。 4） 保全（个险）档案排序规则：年度—业务类型—作业日期—保全受理号大小—扫描批次号—同一批次号内的按照清单顺序排序。 5） 盒号编制：年度—业务类型代码—盒流水号。 退保：年度—BGTB—盒流水号； 满期：年度—BGMQ—盒流水号； 其他：年度—BGQT—盒流水号； 6） 文件装订排列： 其他：申请书—各类身份证明复印件—其他存档资料。 退保：申请书—各类身份证明复印件—保单—现金价值—其他存档资料。 满期：申请书—各类身份证明复印件—发票—保单—其他存档资料。 7） 对于有扫描批次号的需按不同年度、扫描日期、业务类型、保管期限进行分开装盒。 8） 对以前的业务档案没有扫描批次号的需按不同年度、受理日期、业务类型、保管期限进行装盒。 9） 页码的编写规则：以盒为单位进行编写。 10） 页码编写方法：统一编写在文件页面的右下角或反面的左下角。 11） 编写的页码必须清晰、准确、不歪斜。 12） 含有效内容的都应当作为一页，编写页码时如原件为空白页或不是有效内容的不再编号，经负责人鉴定后将空白页及不是有效内容的页面抽出，统一管理，留存用来同盒档案的裱糊使用。 13） 如无特殊情况，尽量按照整理的方式进行编号。编写页码时必须要用铅笔在正面的°。 处理图像文件时要严格注意电子文件的盒号与档案盒上的盒号是否相同；文件夹的命名是否准确（电子命名中不能出现空格等不规则符号）。 处理后的图像数据确保与工作流程单记录的信息一致，不一致的应记录在案并与扫描人员进行核实修正。 对于扫描图像幅面大于档案实际纸张时，需要更改图像文件的属性，确保图像文件的幅面大小统一。 在处理图像的过程中一定要结合扫描流程单进行处理. 每盒处理结束后在流程单上要用“√”作为标记再进行签字认可.无签字者以不记工作量处理。 在处理的过程中要结合档案管理人员要求的标准进行检查,杜绝出现扫描错误在本环节中未被发现的现象。 在处理图像时，图像需留存新编写页码，绝不能删掉。 在图像过程中发现其他问题，需仔细记录在《工作流程单》上，再进行相应的纠正。 七 图像质检 1） 确保图像中无漏扫、页码清晰、页码与纸质档案中的页码正确、清晰。 2） 保证图像文件的端正，看不出明显的倾斜现象，成品库中的数据允许的倾斜度不得大于2°。 3） 确保扫描后的图像文件无黑边，主图文周边没有杂点及与文件内容无关的信息。 4） 确保大页面文件在分页扫描后分离图像的拼接无缺现象。 5） 确保图像数据文件的件数与档案原件、录入件数一致，确保匹配准确。 八 还原装订 如四边有破损但不影响文字，都不需要进行裱糊。 对于个别破损比较严重的文件先不要裱糊处理，要记录下来，需档案管理 人员拍照留底后，再进行裱糊。 如遇到破损的档案为双面都有文字时，要征求档案管理员的处理意见后在 进行处理。 除以上问题需要裱糊外，其他问题一概不做裱糊处理；个别粘贴在文件上 的小条绝不允许撕下来私自处理。 裱糊人员在裱糊后，要分案卷逐页整理整齐以便装订。 所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字。 对每盒档案在装订之前都需把文件页数、位置等检查清楚，不能有文件放错或放反等现象出现，再进行装订。 装订时要尽量保证档案资料不受损坏，对于已破损的档案要进行裱糊或补边处理后再装订。 在装订过程中，发现整理有明显问题的，比如卷内文件顺序明显错误问题，部分文件与实际装订方向不符时