合并邮件操作方法讲述.pdfVIP

当你批量处理文档时，还在复制粘贴吗？试试“邮件合并功能”吧！快速-准确 最近在学习Excel 技巧里关于“邮件合并”的功能，看到咨询部同事在人工撰写个人报 告时将EXCEL 表格中的数据复制、粘贴到Word 中，最后还要进行校对，整个过程非常的琐 碎、繁杂、耗时而且容易出错。 下面我将最近学习到的“邮件合并功能”方法跟大家分享一下（有些文字从网络引用）， 希望能解决大家的问题，同时大家如果有更简单便捷的操作方法可以分享给我。非常感谢！ 一、什么是邮件合并 什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？ 其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在 邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel 表、Access 数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合 并”因此而得名。 显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可 以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 我们公司应用：批量发送测试账号、批量发送面试通知、批量导入个人报告数据、批量 制作薪酬结构单、批量给客户发送邮件等。 Word2007 版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用 “邮件合并”操作时更加方便和容易。 我将通过两个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法。 二、什么时候使用“邮件合并” 通常都具备两个规律： 一是我们需要制作的数量比较大； 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如个人报告模板、测试通知 格式等，这些都是固定不变的内容；而个人报告里每个人的分数，测试通知里的姓名、账号、 密码等信息属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 在这里，我们有一个问题：什么是含有标题行的数据记录表？ 它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应 信息。比如下图就是这样的表，其中包含的字段为“姓名”、“性别”、“总成绩”等。接下来 的每条记录，存储着每个客户的相应信息。 在这里需要强调的两点： 1、必须保证数据源（如Excel 表、Access 数据表等）首行为字段名，不然操作的时候无法 识别。 2、字段名名称最好与word 里需要填入的内容保持一致，“插入合并域”（下文将会具体介 绍）方便查找。 图一 三、邮件合并的三个基本过程 上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三 个基本过程，就抓住了邮件合并的“主线”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决 实际任务了。 (一) 建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如个人报告模板里的字体、格式、 行距、空格等都不变的内容等，可以为数据源的建立或选择提供标准和思路 (二) 准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。 官方介绍数据源表格可以是Word、Excel、Access 或Outlook 中的联系人记录表，但目前我 只实践过Excel 表。 我们在实际工作中，通常会统计数据，如“图1”所示，是由咨询部根据工作中各项考 试成绩汇总出来的数据源。 (三) 把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之 中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并 向导”进行，使用非常轻松容易。 四、案例详细剖析 明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们提出两个实际任务： 1、如何根据已有的EXCEL 记录表快速批量发送面试通知单？ （发送测试账号、给客户发邮 件原理一致） 2、如何根据已有的EXCEL 考试数据快速批量生成个人报告？ 关于这两个例子我都提供了主文档和数据源案例文件，利用案例操作将更容易理解和掌 握邮件合并功能。（详见压缩包中案例一、案例二两个文件夹） 案例一、发送面试通知单 1、打开主文档面试通知单，并点击视图—切换至WEB 版式视图，检查格式等是否有错误， 保证数据源里的数据无误 （此信息非常重要，必须无误）。 注意：当你需要在文字与文字中间输入变化的内容时，必须空格（一格），如下图所示，岗 位处需要变化，则需