档案管理规划作业.pptVIP

* 從歷年調查中可以發現大家最想做、需要有計畫逐步達成的事情是什麼？ * 如果達成金檔獎評獎重點是100分的檔案管理，我們先看看要達成哪些項目？ 接著想想，該如何逐步達成呢？該如何分配資源呢？ * 配合機關檔案管理作業手冊第一章有關計畫編訂作業，把計畫內容架構和編訂步驟做一個對照。 * 以下分別介紹相關編訂作業中可能運用的技巧。 * 例如： 機關檔案每年成長量約50公尺，現有庫房面積僅餘100公尺儲存空間， 依現有狀況持續發展，庫房將未來2年內滿載， 滿載後，檔案即法存放處所。 理想的狀況是，庫房應該預留未來10年的備存空間， 但是基於經費、環境等現實考量， 本計畫僅能達成滿足未來6年的空間需求，此即計畫服務水準。 * * 例如： 目標：滿足未來10年典藏空間需求。 KPI：本計畫執行完成時（102.12.31），可提供500公尺典藏空間。 * 例如： 目標：滿足未來10年典藏空間需求。 KPI：本計畫執行完成時（102.12.31），可提供500公尺典藏空間。 * * 我國檔案法施行以來，重視檔案管理品質的機關多半會依法訂定中程策略計畫，或進行行動方案之選擇性規劃，以推動檔案業務。然而，從機關檔案管理金檔獎之評獎經驗，可以歸納發現一些機關的檔案管理計畫常見這些問題。 * * * * 需求評估的技巧~運用差距分析 需求評估(need assessment)：係確認及估算特定地區民眾需要程度之方法評估。 差距分析(gap analysis)：分析「目標群體所渴望的狀況與現實之間推斷的差距」或「既有方案尚未能滿足的需要」。 【版權為檔案管理局所有】 理想服務水準 既 現有狀況 有 策 略 現有服務水準 新策略 計畫服務水準 差距 （例：1年後庫房滿載） （例：應有10年備載空間） （例：爭取到未來6年典藏空間） （例：若不努力，即面臨庫房不足狀況） 需求評估是計畫規劃重要的第一步 * 需求評估資訊的蒐集方法 可結合定性與定量方法運作，收集較佳的資料以利評估。 定量方法包括：檔案盤點、問卷及調查等。 定性方法則包括：焦點群體座談、個別訪談等。 常用評估方法：調查法、訪談、焦點群體座談、社會指標法、其他（如文獻分析法、進行環境掃描、未來情境描繪、因果分析、運用數學模型、實地訪查、觀察、公聽會或工作分析等方法)。 【版權為檔案管理局所有】 * 目標設定要領 目標是指未來所欲達成的情境或希望改變的程度。 組織全體同仁共同參與，建立價值共識。 確立目標年期，指出何時達成目標。 目標應簡明易懂，選定目標群體。 符合SMART原則： 【版權為檔案管理局所有】 可達成(Attainable) 切題(Relevant) 具體(Specific) 可衡量(Measurable) 有完成期限(Timetabled) * 績效指標與評估基準設定要領 將目標轉化為具體可衡量的關鍵績效指標(Key Performance Indicator) 。 【版權為檔案管理局所有】 是目標？還是指標？ 1.滿足未來10年典藏空間需求。 2.於103年底前，完成建置可提供典藏300公尺之庫房。 案例--國家檔案永續典藏多元服務計畫 未來環境預測 民眾應用檔案需求激增，所需服務類型愈趨多元化 問題評析 缺乏檔案展示應用服務空間，國家檔案價值未能彰顯 計畫目標 加強檔案保存、清理技術與加值研究，提供多元應用服務 策略 推動檔案管理創新服務 工作要項 ●研發檔案保存與清理技術，促進國家檔案加值應用： 1.改進機關檔案清理處置機制 2.強化檔案保存技術與加值研究 3.推廣檔案教育 【版權為檔案管理局所有】 * 案例（續）--國家檔案永續典藏多元 服務計畫 工作要項 ●研發檔案保存與清理技術，促進國家檔案加值應用： 1.改進機關檔案清理處置機制 2.強化檔案保存技術與加值研究 3.推廣檔案教育 績效指標 1.完成多元媒體類型檔案保存修護研究2案 2.完成國家案應用研究成果10件 3.研發國小教案3種 4.研發自學教材3種 5.建置檔案教育與學習資源網站 計畫目標 加強檔案保存、清理技術與加值研究，提供多元應用服務 【版權為檔案管理局所有】 * 【版權為檔案管理局所有】 * 目　標 績效指標 評估基準 3.加強檔案保存、清理技術與檔案加值研究，提供多元應用服務 3.1完成編印機關檔案編目作業指引 印製出版 ? 3.2辦理機關檔案編目培訓8梯次 統計數量 ? 3.3完成多元媒體類型檔案保存修護相關委託研究2案 統計數量 ? 3.4產出10件國家檔案應用研究成果 統計數量 ? 3.5完成13個機關次行政院組織調整機關檔案審選作業 統計數量 ? 3.6完成行政院組織改造相關主題檔案加值研究成果1項 統計數量 ? 3.7完成行政院組織改造相關主題國家檔案應用推廣成果1