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关于窗口档案利用打印若干问题的分析与解决措施 龙幼定 根据“转变机关作风、提升工作效能”的精神、馆领导的要求，技术部、开发利用部对我馆窗口档案利用打印工作及打印设备配置进行了摸查(具体见附件1)，并对扫描件打印存在的问题进行了调研分析，现将相关问题及解决措施总结如下。 一、存在问题 在实际工作中，窗口档案打印存在以下问题，包括文字材料或图纸扫描不清晰、红线图坐标不清晰、彩色扫描件打印质量差、扫描件不完整、不齐全、系统出现此文件无法下载、找不到扫描件、系统繁忙等原因、文字材料或图纸扫描清晰，转换格式以后打印不清晰等。 二、问题分析 经过案例分析、现场试验，档案利用打印工作中出现的问题，是由多方面原因造成，分析如下（具体见附件2）： 原因一：我馆开展数字化工作最初目的是提供在线利用。为了提升网络传输速度、节省服务器存储空间、提高图片响应速度，对原始扫描件进行了压缩，即在扫描过程中，一方面对扫描件进行了格式转换（将Tif格式转换为Gif或Jpg格式），另一方面，降低了分辨率（由200dpi降为100dpi或更低）。这两种的工艺过程就造成扫描件的图像质量下降，并且图像像素也损失了。这样的扫描件肯定是不能满足打印质量的需求的，比如出现变形、放大或模糊等问题。 原因二：业务处室移交的纸质档案中，部分文件或图纸本身质量不高，如纸张发黄、文字模糊、图纸中的背景信息与前景信息对比度低等。这些问题在源头没有得到及时有效的处理，也会造成最终的扫描件质量会降低。 原因三：部分彩色图纸采用彩色扫描方式，特别是档案中的蓝图，由于大面积背景信息的存在及显示器性能等因素，在视觉上会给人造成错觉，认为纸质是清楚的，但电子扫描件是模糊的。另外，如果采用黑白打印方式，打印机会将彩色背景信息转换为灰色或浅黑色，打印效果也是很差的。 原因四：档案中图纸的图幅大部分超过A3、有的甚至超过A0。这些图纸在不按1：1的比例的情况下打印，如将A0图幅的图纸打印到A3纸上，就会造成像素的压缩，结果也会造成模糊、变形或失真的效果。 原因五：我馆的规划案以2002年为时间界限，分为旧案、新案。旧案是以新案的目录标准进行索引挂接的。因此，也会存在扫描件不完整、不齐全等问题。 原因六：富士施乐打印机（DW3030）打印速度慢的问题是由于此机只能打印Tif格式的图片且处理数据的性能较低。 原因七：由于技术部定期的数据备份、信息部的扫描件大批量上传等原因，造成扫描件服务器数据流量大、响应速度慢，会暂时造成文件无法下载、找不到扫描件、系统繁忙等问题。 三、解决措施 3.1近期工作措施 目前，打印问题较多的为图的打印。经过多次硬件及软件调试，已将打印方式由离线打印调整为网络打印，打印速度有所提高。为提高打印质量，建议将扫描件下载到本机，进行格式转换，即以200dpi的分辨率，将Jpg格式转换为Tif格式后再进行打印输出（具体流程见附件3）。此措施是原因六相关联。 3.2 远期工作措施 第一、建立两套扫描件库。从目前的工作流程来看，将扫描件由Jpg格式转换为Tif格式是工作瓶颈，影响着工作效率及打印质量。 因此，从长远的角度来看，我们建议在数字化过程中，建立两套扫描件库，一套为高精度、高分辨率、高保真的Tif扫描件库，用于窗口利用打印；一套为低精度、低分辨率的Jpg扫描件库，用于网上浏览（具体见附件4）。此措施与原因一相关联。 第二、严把质量关。加强数字化生产的扫描环节的质量检查，在源头上消除问题，避免问题逐级放大。建立跟踪与追溯机制，对现有软件系统进行改造，实现生产岗位、生产信息、数据质量的实时自动采集与关联，对质量进行跟踪与追溯。制定工艺操作手册，制定质量管理指标，并将关键指标整合到数据生产软件系统。此措施与原因二、原因三相关联。 第三、做好培训关。制定工艺技能提升计划；鼓励员工贡献自己的“绝技、绝活、绝招”；每周开展技能专题学习培训；采取“每日一题”、“每周一课”、“每月一考”、“岗位练兵卡”、“师带徒”、“技能操作演练”等形式组织员工培训；对利用部门反馈的案例讨论分析，寻找原因，总结经验，及时更新生产流程。 第四、严格指导关。制订规划管理业务档案的归档指南；建立专业工作小组，对政务中心及各分局资料室工作人员进行定期的巡回指导；建立业务指引与问题反馈渠道，对利用工作中存在的疑点难点，进行总结分析，形成对应解决方案，并反馈给相关业务处室或相关领导。此措施与原因二、原因四、原因五相关联。 第五、错峰备份及上传。即数据备份的时间、大批量数据上传时间选在非工作时间开展。此措施与原因七相关联。 附件1：窗口打印设备列表 设备名称 数量(台) 功能 纸张 文件格式 专用软件 打印内容 备注 惠普Hp LaserJet5200 2 打印 A3、A4 各类图片格式 文 速度快 富士施乐彩色数