《企业档案工作规范》.ppt

* * 组织体系：组织领导、机构设置、人员配备和工作网络。职责包括：企业总体管理职责、部门职责、档案部门职责、档案人员的要求。 * 大量精简档案人员的结果：只能应付本级机构档案的收集和整理，无法开展检查指导。不稳定：新人 没有经过培训，需要经过理论知识和实践学习，增加培训成本。档案的分类、排列、数字化等方法延续性很强，流动性大影响档案工作质量。网络：企业分管档案领导、主管档案的部门负责人、企业档案管理机构、各职能部门负责人及兼（专）职档案人员，所属企业的分管领导及档案部门等。 体系：文件形成、积累、归档、利用建立一套文件材料控制体系。 * 集中统一管理本企业全部档案，对分公司、子公司（境外机构）监督指导。 相对集中：专业性强、利用率高的业务档案暂由业务部门保管，但其目录要报送到档案部门，纳入监控范围。——不提倡 托管寄存：所有权归委托方所有，可随时调阅。如正在建设的位于铁岭的集美档案中心。 * 产品的质量不是质检部门一家来完成，而是由采购、设计、工艺、环境等共同控制的。 * * 1.对归档文件的完整和系统负责。2.对归档文件的齐全、准确、和形成质量负责。3.对归档文件的整理质量负责。.4.对文件管理的责任，确保归档安全，包括实体安全和信息安全。 * 规章：（规定性要求）2. 管理制度（管理规定）3.操作指南 * 1.档案工作内容、数量和质量、应承担的责任。3.对违反管理制度、发生泄密、造成损毁的行为，要有处罚措施。4.对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应该制定档案抢救应急措施。包括机构、抢救方法和程序、保障措施和转移地点；对信息化管理软件、操作系统、数据维护、防灾和恢复、应制定应急预案。 * 保管：特殊载体按国家标准执行。清点检查、对受损档案的处置，进出库要求、库房管理员职责。 * 1.立卷与档案整理原则、方法、档号编制和装具要求等。原则：遵循文件形成规律、保持文件、档案的有机联系、便于保管和利用。整理方法：科技档案、归档文件整理规则、重大建设项目文件归档要求和档案整理规范。档号编制规则（DAT 13-1994) 2.分类规则：同位类之间不相容（不交叉）；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准；分类必须按层次进行不能跳跃。 类目表：大类——属类——小类。根据档案的数量和种类。分类方案：类目表、标记符号、说明与注释、索引等部分组成。 特殊载体：照片、缩微胶片、录音录像带、磁盘、光盘、实物等。不单独设置类目，与纸质档案对应分类编号。实体分库保管。国家都有具体的整理和保管的标准。（实施指南的附件） * 领导层：将档案工作纳入企业领导的议事日程;对企业档案工作的发展做出整体规划;对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业各有关制度进行整体协调;将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实 。 中层：将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作同时安排和下达；将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和活动的规章制度及工作流程中；督促员工做好文件工作。 基层：将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；做好文件管理的具体工作；把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标和条件。 * 纸质文件：不应使用易褪色的书写材料（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。不能有热敏纸-传真用纸。 （应该用碳素、蓝黑墨水），字迹、线条、影像的清晰及牢固程度均符合永久和长期保存要求的材质印刷。 电子文件：办公自动化系统中形成的电子文件可以先逻辑归档，然后定期及时地进行物理归档。其他系统中形成的电子文件，应使用不可擦除型光盘作为载体进行存储。 * * 来文与复文作为一件时，只对复文进行编目 。 * 色标：红-永久；黄色-长期；绿色-短期。 2.科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。3.建设项目类案卷宜按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。 4.产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注。 * “以我为主”：以本单位工作活动为主，反应本单位基本职能活动和各项业务工作。外单位文件不论是上级、下级，还是非隶属关系单位应以是否与本单位工作有直接关系，是否需要本单位办理、日后需要查考，为出发点，不能 “有文必归”。也不能漏掉有价值的文件。 * * 一。.管理类（党群、行政、经营、生产技术管理）第二