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当前时期下高校档案信息化管理存在问题及对策研究 　　摘 要：近些年来，我国高校陆续开展了关于档案信息化管理的改革，并取得了一定的成效。但由于改革时间较短，在实际的信息化建设中任然存在很多问题。本文首先分析了当前时期下高校档案信息化管理存在问题，其次针对这些问题进行了深入思考，提出了几点改善对策以供他人参考 关键词：高校；档案；信息化；管理 随着信息技术的不断发展，各行各业已经开展了关于信息化管理模式的改革。在档案管理中，运用信息技术可有效提高单干管理效率及质量，而进行档案管理信息化建设又是国家信息化战略提出的要求。面对这样的趋势，高校档案管理进行信息化建设已成必然趋势 1 当前时期下高校档案信息化管理存在的问题 1.1 档案信息化管理基础设施较为落后 档案信息化管理需要一些基础设施的支持，如计算机等，而现阶段，很多高校并没有加大档案信息化管理基础设施建设力度，使基础设施较为落后，满足不了现代档案信息化管理的需要，具体体现在以下几点：（1）很多信息化基础设施并没有配置，如用于进行档案信息化管理的服务器等。同时，很多基础设施都已经使用了很多年，如计算机还是“大头机”，打印机、复印机也相对落后。（2）很多高校并没有实行网络化的档案管理模式，如档案管理用的计算机并没有连入网络，很多办公软件还是单机版本。（3）有些高校档案管理虽然在原先的基础上连入了局域网络或互联网，但各方面设置并没有进行系统的完善，使其存在很多缺陷，无法用于现代化的档案信息化管理中[1] 1.2 高校档案信息化管理缺乏规范性 高校档案信息化管理缺乏规范性具体体现在以下几个方面：（1）档案信息化管理的规范并没有进行统一，这就导致在实际工作过程中，工作人员没有一个完整的标准作为行为的依据。同时，存在多档案管理系统生成的数据无法兼容的现象，这就导致在数据的转换时，可能出现信息失真问题[2]。（2）在实际操作中，档案信息化管理系统还应该和高校其他类型的管理系统存在联系，如教学管理系统、学生管理系统等，这些管理系统生成出来的数据最终会流入到档案管理系统中。但由于这些管理系统又相对独立，所生成出来的数据标准不一，无法有效的完成与档案管理系统的对接 1.3 档案信息资源质量不高 大多数高校档案信息资源存在以下几点现状：（1）很多高校的档案信息资源只是记录了各类档案的目录，而并没有档案全文数据。（2）在高校进行档案资源整理时，只考虑档案的数量，没有对档案资源的有用性进行合理分析，这就导致高校档案信息库存在大量毫无作用的档案，不仅占用了档案数据库的库存，同时还增加了管理成本[3] 1.4 信息化管理人才专业素质不高 高校档案信息化管理最终还是需要人来进行基础操作，而在这一过程中，工作人员的素质直接决定档案管理的质量及效率，很多高校没有认识到这一点问题，没有加大这方面的资源及精力投入力度，这就导致档案信息化管理工作人员的素质普遍不是很高。具体体现在以下几点：（1）很多档案管理人员还没有掌握现代信息化档案管理的相关技能，不能顺利使用计算机进行各类档案管理操作。（2）信息技术人员对档案管理相关知识了解较少，不能有效的把信息技术运用到实际的档案管理工作中[4] 1.5 缺乏有效的安全保障措施 在档案信息化管理系统下，存在很多安全风险。如因工作人员不正当的操作导致的数据信息遗失、损坏等问题，如因黑客及不法分子攻击导致的系统瘫痪或数据信息失窃等问题。而高校缺乏有效的安全保障措施取决于高校领导这方面意识的匮乏，认为档案不具备直接经济效益，所以不会发生安全风险。很多高校档案管理系统都没有配置相应的杀毒软件等安全防范措施，甚至没有对工作人员进行安全教育，从而使工作人员样成了很多不良习惯，加大了安全风险发生的几率[5] 1.6 馆藏档案信息数字化发展步伐十分缓慢 目前，我国大多数高校开始了一项这样的工作，即：将原本纸质版的档案转化成为数字化的版本进行保存、馆藏，这也是高校档案信息化的一项基础性工作。众所周知，对日常科研以及教学、行政管理等文件直接生成电子版过程比较容易，然而若将高校数十年甚至是百余年的所有纸质版的档案资料转化成为数字化版本，并将其存于光盘或者硬盘之中，构建全套的档案全文数据库，那么这就需要花费大量的时间与代价，这就相当于一个非常大的宏伟工程，需要大量的人、财、物等的支撑。当前时期下，各个高校在该方面的工作进展十分缓慢，且投入不足 2 改善高校档案信息化管理问题的对策 2.1 加强档案信息化管理基础设施建设 高校想要做好档案信息化管理，首先需要加强档案信息化管理基础设施建设，具体可从以下几点出发：（1）加大资金投入力度，高校应该在力所能及的范围之内，不断扩大基础设施购买的经费，并合理利用资金，不断提高