Access教程第二章建立数据库.DOC

Access教程 第二章 建立数据库 ◆ 数据库的设计概念与创建数据库。 ◆ 表的创建及表与表之间的关系。 ◆ 数据库的修改、设计与编辑。 一、数据库的设计 1．概念及准则 下面介绍数据库设计的概念，及由此而产生的数据库设计准则。 Access 2003数据库是所有相关对象的集合，包括表、查询、窗体、报表、宏、模块、Web页等。每一个对象都是数据库的一个组成部分，其中，表是数据库的基础，它记录数据库中的全部数据内容。而其他对象只是Access提供的用于对数据库进行维护的工具而已。正因为如此，设计一个数据库的关键，就集中在建立数据库中的基本表上。 关系型数据库不管设计得好坏，都可以存取数据，但是不同的数据库在存取数据的效率上有很大的差别。为了更好的设计数据库中的表，下面提供几条一般规则供大家讨论。 ⑴ 字段唯一性。即表中的每个字段只能含有惟一类型的数据信息。在同一字段内不能存放两类信息。 ⑵ 记录唯一性。即表中没有完全一样的两个记录。在同一个表中保留相同的两具记录是没有意义的。要保证记录的唯一性，就必须建立主关键字。 ⑶ 功能相关性。即在数据库中，任意一个数据表都应该有一个主关键字段，该字段与表中记录的各实体相对应。这一规则是针对表而言的，它一方面要求表中不能包含该表无关的信息，另一方面要求表中的字段信息要能完整地描述某一记录。 ⑷ 字段无关性。即在不影响其他字段的情况下，必须能够对任意字段进行修改（非主关键字段）。所有非主关键字段都依赖于主关键字，这一规则说明了非主关键字段之间的关键是相互独立的。 这些内容涉及到关系模型与规范化问题，这里不作理论分析，我们将在数据库原理中学习和讨论。 2. 一般步骤 按照上面几条原则，可以设计一个比较好的数据库及基本表。当然数据库的设计远不止这些，还需要设计者的经验和对实际事务的分析和认识。不过可以就这几条规则总结出创建数据库的一般步骤。 ⑴ 明确建立数据库的目的。即用数据库做哪些数据的管理，有哪些需求和功能。然后再决定如何在数据库中组织信息以节约资源，怎样利用有限的资源以发挥最大的效用。 ⑵ 确定所需要的数据表。在明确了建立数据库的目的之后，就可以着手把信息分成各个独立的主题，每一个主题都可以是数据库中的一个表。 ⑶ 确定所需要的字段。确定在每个表中要保存哪些信息。在表中，每类信息称作一个字段，在表中显示为一列。 ⑷ 确定关系。分析所有表，确定表中的数据和其他表中的数据有何关系。必要时，可在表中加入字段或创建新表来明确关系。 ⑸ 改进设计。对设计进一步分析，查找其中的错误。创建表，在表中加入几个实际数据记录，看能否从表中得到想要的结果。需要时可调整设计。 3. 实例剖析 下面以小型公司为例，建立客户、订单、产品、雇员管理的数据库。 ⑴ 明确目的。 ◆ 公司中有哪些雇员及其自然情况（何时被聘）、工作情况（销售业绩）等。 ◆ 公司中有哪些产品及其种类、单价、库存量、定货量等。 ◆ 公司有哪些客户，客户的姓名、地址、联系方式及有何订货要求等。 ⑵ 确定数据表。 ◆ 客户表。存储客户信息。 ◆ 雇员表。存储雇员信息。 ◆ 产品表。存储产品信息。 ◆ 订单明细表。存储客户订单信息。 ⑶ 确定字段信息。 在上述相关的表中，我们可以初步确定如下必要的字段信息。习惯上，每个表都可人为设定一个关键字段。如订单表中，它的主关键字段是由多个字段组成的（产品编号、订货日期、客户编号、雇员编号），同时为了方便，也可建立一个订单编号作为主关键字段，它本来是可有可无的。 请看下图所示的字段。 ⑷ 确定表间关系。 要建立两个表之间的关系，可以把其中一个表的主关键字段添加到另一个表中，使两个表都有该字段。 下图中，课单明细表中的主关键字段是由多个字段组成的。当然也可以如上所示地设立一个订单编号作为主关键字段。 ⑸ 改进设计。 上图中每一个表中的字段设置可以进一步完善和改进，甚至可以建立不同于初步设计时的新表来完成。如有需要，为了进行雇员工资的发放，可以建立工资表。 二、建立一个数据库 下面是Microsoft Access 2003的界面。基于这个界面，创建一个新的数据库的方法是多样的，也是十分简单的。 1．利用模板新建数据库 为了方便用户的使用，Access 2003提供了一些标准的数据框架，又称为“模板”。这些模板不一定符合用户的实际要求，但在向导的帮助下，对这些模板稍加修改，即可建立一个新的数据库。另外，通过这些模板还可以学习如何组织构造一个数据库。 Office Online 模板可通过在线查找所需要的数据库模板。 选择本机上的模板，出现如下窗体： 选择工时与账单模板，如下图： 命名存盘后，向导如下： 下面是数据库中的表和字段： 如果修改字段，有些不能修改的