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公务文书的处理与管理 胡仙芝 中国行政管理学会研究员 各位学员，大家好！我是中国行政管理学会的研究员胡仙芝，今天想和大家探讨一下公务文书的处理与管理以及公文立卷及管理这两个方面的问题。 首先我们来看看公务文书的处理和管理的一些基本的概念、原则、程序、内容和方法，因为公文书对于我们行政管理中可能跟大家日常工作中所接触的都是密切相关的。 一、公文的概念和特征 首先我们可以看看公文，什么叫公文呢，公文就是公务文件，是国家机关、社会组织在公务活动中为行使职权所制作的、具有规范体式和法定执行效用的信息记录。你看像我们好多的红头文件，还有一些红头的函等等都是一种公文。公文跟其他的一些文字性的东西比起来，它是很有特殊性的。公文它的特殊性有五个方面。 首先，它的制作主体是很特殊的，一般来讲，只有依法成立并能以自己名义行使权力和承担义务的国家机构或者是社会组织，行政公文它的制作主体就是行政机关、行政权力机构，这个就是行政公文与其他一般的文章、公共的一些文体所不同的地方。 第二个就是内容的属性。它的内容具有特殊性，一般来讲公文是处理公共活动的，涉及到公共权力的运行、公共活动的一些组织以及它的后果承担等等。 第三个就是法律规定的属性。也就是说，公文它不是随便靠一个人的想象去随意地撰写的，公文有特殊的文体，有特殊的结构，也有特殊的格式，而这些文体、结构、格式都是以法律法规的形式加以严格规范的。 第四个就是程序方面的要求，叫程序属性。也就是说一个公文从它的制作到生效它是必须经过履行严格的生效程序的，一个没有特定的领导人签字的或者没有特别的机构盖章的，这些公文就不发生效率，就不能叫为公文了。 第五个也是它最本质的特征，就是效率属性，也就是说行政公文它是对特定的或者一般的大众这些对象都具有普遍的权威性的，这五个方面的特点就是构成了公文一个特殊的要素。 公文是处理公务的，它的功能也有七个方面： 第一个就是有效地传达方针政策，现在我们说了好多红头文件，很多政府的关于实施什么什么的决定等等，它往往是在对于中央政策方针它起到一种有效的传达作用。传达方针政策，这是它的第功能属性。 第二个，还有一些公文是用来发布法律、法规和规章的，那么这些公文有很大的权威性。 还有一些公文是具体采取管理措施的，比如说针对某某事件的处理决定或者针对什么大型活动的一些举办办法等等，它的内容里面必然涉及到了一些详细而具体的管理措施。 还有一些公文它是就某一件事情进行请示或者答复的，所以像请示和答复问题也是公文的一个常见的功能。 还有第五个功能用来指导、部署和商洽工作，比如说像有些公函还有对某一些单位的指导意见函等等，它的目的、它的功能就是用来布置工作或者是商讨共同合作等等。 还有向上行文里面有一类情况是属于报告情况，重点反映一些意见建议，这些都是公文的一些常见的功能。 最后还有一些公文它可能我们也经常多的像一些经验交流材料等等，它可能在平级与平级之间他们也有一些交流经验、分享信息等等，这些公文的功能是多方面的，归纳起来有刚才讲的七个方面。 二、公文处理的概念和基本任务 什么叫公文处理呢？我们今天讲的公文处理是绝大多数公务员在工作中经常遇到的。所谓的公文处理就是对公文的创造、处置和管理。也就是，在公文处理的过程就是在公文从形成、传递、存储到转化为档案或者毁灭这样一个完整的生命周期中以特定的方法和原则对公文进行创制、加工、利用、保管、料理等等，使其完善并获得必要功效的行为和过程。也就是说一份公文它从它的处理，可以说是对公文整个生命周期的管理，这些它的环节是非常多的，这些后边我们会讲讲它的一些公文处理的各个环节内容。 公务员他的日常工作经常就是公文处理，他的基本任务有哪些呢，这个也跟我们好多岗位的工作是相联系的。我觉得可以归纳为五个方面。 第一个也是公文处理的基本任务，第一个就是创制公文，创制公文我们好多人都说在行政机关混要靠两个字，一个是“嘴皮子”，一个是“笔杆子”，“笔杆子”用来干吗呢？绝大多数时间是用来写公文。写公文它其实是一个正式公文的产生过程它的程序也是非常多的，从收集信息到撰写文稿到审核签发到注发、整理到印制等等，只有通过这么将近十个环节的每个程序环节的一个严格制作，一份正式公文才能产生。 但是现在很多公务员创制公文是一方面，而其他的另外一大部分人可能不是直接参与草拟文件，但是他在公文的管理、处理中也起到很重要的作用，其中很多的是传递公文，比如说发文的，收文的，还有文件交换的，他们的主要职能就是传递公文。 公文传递出来了，环节又多，它的使命也多，还有一个经常我要碰到就是办理公文，我们每天都在办理公文，办理公文包括公文的阅读和根据公文的内容再去进行加工和处置，比如说像分办、批办、拟办、传阅、承办等等，这些办理公文在很多意义上它就是一些解决具体的问题，比如说落实某一项具体的工作，部署某