第7讲word高级应用红头文件的制作和批量制作请柬.ppt

重庆科创职业学院-应用基础教研室 第七讲 Word综合应用之红头文件及批量请柬的制作 主讲：张天明 日期：* 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 教学目标 知识目标: 掌握word文档中红头文件的制作(重) 掌握word文档中批量制作请柬 (重) 能力目标: 运用所学知识独立完成对word文档的高级编辑与美化操作 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 案例描述 学校为了表彰奖励先进集体，需要制作红头文件。它由眉首、公文标识符、主体、版记等组成。红头文件的制作有严格的格式，根据需要制作相应的红头文件。 在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。请柬的格式基本相同，内容也大同小异，如果采用手工输入来制作大量的请柬，任务繁重，而且文件多不利于文件管理。我们先创建主文档，同时将有关被邀请人的姓名、时间、地点和会议名称等信息保存在数据源中，然后进行邮件合并。 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 案例分析 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 相关知识 页面设置 设置文件眉首 制作公文标识符 设置文件主体 设置文件版记 模板 主文档 数据源 邮件合并 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 操作过程 任务一：红头文件的制作 任务二：批量制作请柬 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 任务一：红头文件的制作 文件版记 文件主体 公文标识符 文件眉首 页面设置 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 方法：文件—页面设置（03） 页面布局—页面设置（07） 眉首即文头，红色反线以上部分。包括文件名称与发文字号。文件名称，由发文机关名称加“文件”两字组成，小标宋体字，红色。文件名称往往用套红大字印刷，被称为“红头文件”。发文字号在文件名称下空2行，用三号仿宋体字，居中对齐，由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成。如重科创技〔2010〕104号 绘制红色直线及五角星 方法：插入—自选图形03 插入—插图—形状07 主体是红色反线下方，主题词上方。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章等 版记包含主题词、抄送机关、印发机关和日期 1．主题词：文字格式要求用三号黑体字，居左顶格标识；词目用三号小标宋体；词目之间空1字。 2．抄送机关：指主送机关需要执行或知晓公文的机关。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关的后面标句号。 3．印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l行位置；用三号仿宋字体。 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 任务二：批量制作请柬 邮件合并 制作数据源 新建主文档 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 主文档就是固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。 数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表 共六个步骤 1、选择文档类型 2、选择开始文档（主文档） 3、选择收件人（数据源） 4、撰写信函（插入合并域） 5、预览信函 6、完成合并 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 案例总结 1、如何保存文档模板 2、利用模板制作其他相关文档 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 课外作业 课本P138： 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 重庆科创职业学院-应用基础教研室 * 实验任务 根据素材及操作要求，完成红头文件的制作和请柬的制作 。完成后，上传到教师机上。 附加任务：根据个人情况，利用所学知识制作信封。 教学目标 案例描述 案例总结 课外作业 实验任务 案例分析 相关知识 操作过程 * 重庆科创职业学院-应用基础教研室 *