2016届毕业生EMS寄送档案填写及送交工作要求.doc

2016届毕业生EMS寄送档案填写及送交工作要求 一、档案填写 （一）装档信封 请在档案信封上写清学院、年级、姓名，不得使用非正式的简化字，不得涂改。 （二）各院下载并填写《厦门大学2016年毕业生档案EMS交寄清单》（简称《EMS交寄清单》）（附件4），其中， 1．已落实就业单位的毕业生档案按就业审批表和就业协议书规定的地址和单位寄发； 2．待就业且未申请档案寄存学院的毕业生档案，按各省市生源所在地就业主管部门有关规定寄发（附件5）； 3．档案接收单位的名称和具体地址都要填写。 二、档案送交 EMS档案邮寄联络人将到各院上门领取档案，交接时间与地点将由EMS档案邮寄联络人与各院联络人具体商定，但所有档案务必于7月13日前送交完毕。具体要求如下： 1．各院填写的《EMS交寄清单》（信息应完整），提前发送给EMS档案邮寄联络人。EMS档案邮寄联络人将依据《EMS交寄清单》打印制作《国内特快专递邮件详情单》（简称《EMS详情单》），并按约定时间上门收件。各学院要逐一核对档案，把已经封装好并盖好学院公章的毕业生档案装入由邮政EMS专门制作的有“高校学生档案专用”标志的统一封套中，然后粘贴档案所对应的《EMS详情单》，并在封套的封口处加盖学院公章（骑缝）。特别注意：不要将《EMS详情单》粘贴错误！不能出现档案寄错地址的情况！ 2．EMS档案邮寄联络人事先打印已确认的《EMS交寄清单》（一式两份，已填入对应的邮件号），在交寄的档案核对清楚后，学院交寄人员和邮政EMS取件人员签字，邮政EMS和学院各留一份。 3．为了加强学生档案的邮寄记录管理，在集中邮寄之后，将由邮政EMS汇总每个学院的交寄清单（一式三份），邮政EMS和学院分别加盖单位公章。邮政EMS、学院和学校各留一份，以备今后查询。 4．厦门大学EMS档案项目经理：①陈翠云，联系电话手机）、②刘玲玲，联系电话手机）；电子版数据接收邮箱139.com。 2