项目档案工作的监控体系由内部和外部共同构成.docVIP

项目档案工作的监控体系由列入合同管理的具体要求： （1）建设项目中各方应以合同形式约定竣工文件和竣工图编制及移交的责任，可在设计合同、施工合同和监理合同中明确，也可单独签订合同。 （2）由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数(包括必须套数和主管机关要求套数)，以及因修改增加新图的责任；凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。 （3）施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。 （4）监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。 2.明确职责，建立档案工作网络 3.规范做法，打好基础 规范自身文件形成。如注意文件制发质量，注意文件积累，应特别注意收集项目施工前的文件。 规范各参建单位档案工作。发文要求。 4.申报登记，接受监督 按照建设项目档案管理登记办法，做好申报登记。 填报方式： （1）《项目及项目档案和资料情况动态表 》在项目开工六个月内填报，对于未验收的重点建设项目，每年十二月前填报一次； （2）《项目预验收情况表》在项目档案预验收后一个月内填报； （3）《项目档案正式验收情况表》在项目档案正式验收后一个月内填报。 （1）《项目及项目档案和资料情况动态表 》 在项目开工六个月内填报，对于未验收的重点建设项目，每年十二月前填报一次。 （2）《项目预验收情况表》在项目档案预验收后一个月内填报； （3）《项目档案正式验收情况表》在项目档案正式验收后一个月内填报。 （二）设计单位文件的质量监控 设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。 要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名。 规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏 目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。 设计文件要按专业、文号顺序进行积累。 在项目的设计（含变更设计）全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案。 移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。 （三）监理单位文件的质量监控 建设监理制是工程建设项目管理“项目法人制、招标投标制、工程监理制和合同管理制”四项制度的重要组成部分，监理单位在项目建设中承担着“四控制、两管理、一协调”的职责。 四控制：质量、进度、投资和安全 两管理：合同、信息 一协调：协调各方关系 监理工程师受项目法人的委托对建设项目进行科学、公正、合理的监理，在项目管理中起着“裁判”的作用。 一方面对参建各单位的来文，应根据国家有关政策及技术规范，依据合同管理权限进行处理，其形成的文件都是具有法定效用的，应妥善保管。 另一方面要对施工过程形成的文件进行质量监控。 同时，还要妥善管理自身形成的项目档案。 （四）施工单位文件的质量监控 施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。 施工阶段项目文件质量控制主要是把好“四关”： 1、把好内部文件制发关。发文要注意规范，如有统一的格式、统一的发文编号，同时，每一份文件要有准确的题名； 2、把好外来文件收集关。包括外单位公文和其它应归档材料的收集，尤其要注意量证明文件和设备随机文件的收集积累； 3、把好施工记录形成关。必须真实、准确、耐久、有序、规范，有完备的签署手续； 4、把好关。竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位，手续完备。 （五）档案行政管理部门的监控 各级档案行政管理部门应认真执行国家档案工作法律、法规和业务规范，对辖区内的项目档案工作实行统一管理，建立健全项目档案工作各项规章制度，明确建设项目文件材料的归档工作。 加强与当地的发展与改革委员会取得联系，掌握当年的建设项目立项情况。与当地建设主管部门联系，了解项目建设进度。 做好重点建设项目档案的登记管理，建立重点建设项目档案的业务工作联系。 认真履行项目档案工作的业务咨询和跟踪服务工作，使项目档案工作与工程进度同步。 发挥主管、建设单位和质量监督、建设监理的积极性，确保项目档案的完整、准确、系统。鉴于重点建设项目建设周期长，各级档案行政管理部门应在项目开工时介入指导，项目建设过程中间进行检查，项目完工进行验收。 （六）项目质量监督部门的监控 项目监督部门主要是依据项目建设文件对项目进行质量监控的。当项目完工后依据项目档案和项目实体进行项目的质量等级评定。 项目监督人员在对项目实体进行检查的同时，应检查施工记录、试验材料的真实性、准确 性。 项目评定后，质量监督部