【时间管理-精选讲议】=高效时间管理会议管理技巧【P081】资料.ppt

GEC Program 高效时间和会议管理技巧 高效时间管理 时间的概念 时间是一种延续，事件在其中由过去经过现在流向将来。 时间的特性 供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得 时间的三大杀手 缺乏时间管理的意识 缺乏沟通 弄不清楚优先顺序 谋杀日常时间的凶手 1．没有日程计划 2．生活失去平衡 3．桌面杂乱（据调查每天有1.5个钟花在找东西或走神) 4．睡眠不足 5．不吃午饭 生活失去平衡 我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神 我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡 如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功 四个主要的时间生产率障碍 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”——拖延 不速之客 会议病 文件满桌病 事必躬亲 如何跨越时间陷阱 要事第一 以最终的结果来开始行动 学会说“NO！” 今日事今日毕 学会对付不速之客 减少冗长的会议 办公桌上的“5S”运动 时间管理的工具 月历 行事历与甘特表 效率手册 商务通与订房卡 闹钟 其它工具 时间管理4原则 要事第一 时间矩阵图 80/20原则 有效计划 有效的时间管理 如何进行有效的时间管理 如何进行有效的时间管理 你的时间价值分析表 如何进行有效的时间管理 如何进行有效的时间管理 如何进行有效的时间管理 如何进行有效的时间管理 进行有效时间管理的5个步骤 明确你的价值观 确定你的目标 对你的目标按优先级排序 明确你的任务 对任务按优先级进行排序 高效会议管理 一、会议通则 企业现状 大多数的企业在会议里决定其基本走向 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 定义会议 会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通 商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定 会议的常见作用 提价信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 开会的常见原因 资讯传达与监督员工 达成决议与解决问题 开发创意 激励士气 巩固主管地位 不正当会议理由种种 为满足无聊的愿望而开会——有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开 为符合惯例或传统作风而开会——有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会” 不正当会议理由种种 为攀比而开会——有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开 为表功而开会——有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开 不正当会议理由种种 为推却责任而开会——有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开 为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会——有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开 消除不正当会议的措施 为偶而取消一两次会议，以检验这类会议需要程度 将预定会议延期举行，或并入下次会议 局部或全部取消例会 获得上级的批准才能召开 考虑或积极采用其他交流方式 考虑其他交流方式 视频会议：视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。 电子邮件：电子邮件可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息而不会遇到真实会议中的麻烦和花费 其他 会议的价值 从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本 从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率 评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”及“会议开支是否控制在最低程度” 例：某高科技公司之会议开销 如何确定会议是否有效 为会议所设定的目标是否有实现的价值 目标能否在最短时间内是否被实现 与会者对会议结果是否满意 不切实效的会议有何危害 会议目标无法实现 会议所承担的机会成本大大增长,相当可观 与会者对会议感到不满 导致会议没有实效的原因 欠缺目标或目标不明确 欠缺会议议程 会议时间不当或通知的时间不当 通知的内容欠周详 会议地点不当或会议设备欠佳 与会者无准备而来 会议不能准时召开 与会者从事交谊活动或有外界干扰 与会者发言离题或者分心 与会者交头接耳或发生争论 少数人垄断会议 与会者拒绝参与 主持人离题 欠缺会议记录 未对决议事项进行跟进 不能对会议成败得失进行检讨 不能及时解散已实现任务的临时委员会或工作小组 与会者对会议感到不满 会议形式 ???? 咨商式会议 ???? 决议提报式会议 责任完全交付式会议 会议规模 通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小