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Q/ XF 杭州市幸福机电科技有限公司企业标准 Q/XF 021A—2010 电子文件归档与管理规范 2010-03-31发布 2010-05-01实施 杭 州 幸 福 机 电 科 技 有 限 公 司 前 言 本标准是根据技术中心电子文件归档管理的需要，由技术中心组织，参照GB/T 18894-2002 《电子文档归档与管理规范》和GB/T17687.1-1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理》起草。 本标准的附录A和附录B为规范性附录。 本标准由技术中心提出并归口。 本标准起草部门：技术中心、综合办。 本标准主要起草人：张洁裔、彭宇林。 本标准于2010年4月2日由公司副总经理陈勤法批准发布，于2010年5月1日起实施。  第一章 总则 第一条 为了加强电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，制定本办法。第二条 本标准适用于产生的电子文件的归档与。第三条 基本术语解释 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。第二章??? 电子文件归档与管理体系? 第条建立，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。第条对电子文件生命周期全过程的有效控制，保证管理工作的连续性以及电子文件真实性、完整性和有效性的延续，实现电子文件的归档及管理和利用。第条第条电子文件归档应时间、范围、技术环境、相关软件、格式等，保证归档电子文件的质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。 第条? 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。 第条?第条?第章???电子文件的真实性、完整性和有效性保证第条?采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、者、审核者、者等）。 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、等)。登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。电子文件的处理和保存应符合国家的安全必威体育官网网址规定。第章??? 电子文件的收集与积累第条收集积累要求记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。当事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动同时应随时对电子文件进行备份。对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以为通用格式对用扫描仪等设备获得的的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式。 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。通用格式对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 （十） 积累过程中应每月备份一次，防止出现差错。 第条电子文件的登记 （三） 电子文件登记表应与电子文件同时保存。 电子文件登记表制成电子表格，与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。 第章电子文件的归档第条 归档要求文件形成应把符合归档条件的电子文件向档案移交，按档案管理要求的格式将其存储到。第条 鉴定电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填《表》(见附录的