书信基本要求及格式businessletterwriting.docVIP

Letter writing 尽管当今的科技发展已经将我们带进了数字时代，我们的日常生活也越来越离不开电话和互联网等先进的通讯方式，但是我们仍旧经常需要用书信来传达信息、表达情感。 在现代商务领域里，书信同样也是一种不可取代的沟通方式。比如，当一家公司向另一家公司订购某种商品时，习惯的做法是在正式成交之前用书面的形式加以确认。另外，在许多情况下，如果你只用口头形式来传达信息就会显得很不正式，也很没有礼貌。比如，当你想要邀请某人在一个非常重要的场合做演讲时，口头的通知或邀请都会显得你没有诚意。这时人们往往会想到用书信的形式来邀请对方，这样做就得体多了。由此可见人类在沟通情感以及进行生意往来时，都是需要书信作桥梁的。 一封信是由信头、日期、编号、收信人情况、称呼、正文、主题、结束语、写信人签名、姓名和职位等几个主要部分构成的。 ---请同时参看Unit 2b Arranging a company visit 1. Writer’s address or company letterhead: at the top or in the top right-hand corner. The writer’s name is not at the top of the letter. 信头: 在信的顶端或右上角，写信人的姓名不留在信头部分。 一封信的信头包括写信人所在公司的名称、地址、邮政编码以及联系方式等。如果一封信是以个人名义写的，那么写信人可以省略公司名称这一项，只要写上他的住址和联系方式就可以了。 2．Date：on the right. Various forms of the date are possible. 日期: 在信纸的右端。日期的写法可以采取多种形式。实际上，在很多正式信件中日期的位置是很灵活的。它既可以出现在写信人地址的下面（信的右端）；也可以出现在收信人地址的上面（信的左端）；还可以出现在收信人地址的下面（信的左端）。 另外，大家在书写日期时应该注意这样三点：第一，年月日都必须写出来；第二，不许用数字代替月份，而应将月份的英文拼写出来；第三，月份的英文单词不许用缩写形式；比如，你的写信日期是1999年8月3日，你应该写成3 (rd ) August 1999或August 3 (rd ) 1999；再比如，你的写信日期是2000年11月15日，你应该写成：15 (th) November 2000或 November 15 (th) 2000。 3．Reference: is useful for filing. It tells you who wrote and signed the letter (the boss) and then who typed it (the secretary). A reference may also include a file number and a date. 编号: 这对信件进行分类存档非常有用。它告诉你这封信是谁由起草并签署的（经理），是由谁打出来的（秘书）。编号中也可包括档案号和日期。 在日期的下面是编号这一项，即Your ref: … , Our ref: / 。比如Our ref: LD/SA，它表示Lewis Davison写的，他的秘书Sarah Aspinal打出来的。LD 和SA是他们两个人姓名首写字母的缩写。 4． Addressee：on the left. If you are writing to another country, write the country in the address. 收信人情况: 在信纸的左边。如果收信人在国外，那么就应该将收信人所在的国家也写进地址中。 收信人情况包括： 1)??????? 收信人姓名 (name of addressee)：如果写信人知道收信人的名字，就可以将他写出来；如果写信人不知道的话，那么这一项就可以省略。 2)??????? 职衔 (title of addressee)：在收信人姓名的下面是收信人的职衔。如果一封信是写给某家机构或公司收的话，那么职衔这一项也可以省略不写。 3)??????? 公司名称（name of company）：在写完收信人的姓名和职衔后，下面就应该是收信人所在公司的名称了。 4)??????? 收信人地址 (address of addressee)： 在书写地址这一项时，无论是写信人地址还是收信人地址，你都要先写小地址，再写大地址。 5. （1）Salutation：Use the name of the reader if you know it, without the initial. If you do not, write Dear