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敬业（东莞）印刷包装厂有限公司 文件和资料控制程序 文件编号: 生效: 版本号: 备件: 审核准 1.0 目的 控制质量及EHS管理体系文件和资料，确保相关场所使用的文件为必威体育精装版有效版本。 2.0 适用范围 适用于公司质量及EHS管理体系有关的文件和资料的控制。 3.0 职责 3.1 品质部负责受控文件的发放、更改控制和管理 3.2各职能部门负责本部门所使用文件和资料的编制及管理。 3.3管理体系有关的文件由相应的管理代表审批。 4.0 工作程序 4.1 文件和资料的分类 文件和资料分为如下几类： 质量手册、EHS手册,质量程序文件、EHS程序文件和作业指导书及记录等； 工程工艺资料； 外来文件； 其它管理文件等。 文件和资料分受控文件和非受控文件。“受控”一般是指受到版本的控制，当受控文件在发生更改时能全部追溯到使用者。由文控负责人分发的受控文件加盖“受控文件”印章。 4.2 文件、表格的编号： **** –XX––XXX ––XX––– XX – X 表格的版本号,如:a,b,c SOP为部门代号，其它无 序列号 职责为ZZ、表格为RE、手册为EM、 程序文件为P、标准操作步骤为SOP 文件(手册、程序、SOP)为EP，记录为部门代号 敬业公司简称 部门代号如下： 质管部： QA； 质检部：QC； 生产工艺部：PE； CI部：CI； 仓储： WH； 印前及印刷： Printing； 装订：Bindery； 生产控制部：PC； 采购部：SPC； 工程及技术支持： ET/S； 人力资源部：HR； 财务部：FN； 客户服务部： CSR； 电脑部：IT； 业务部：SL; 市场部：MK 4.3 文件的编写 4.3.1手册和程序文件由环境管理代表组织各部门编写； 4.3.2各部门负责编写相应的SOP、特别作业指示、操作规范、设备维护规范等。 4.3.3文件编写工作的规范化、标准化，由品质部负责协调，监督实施。 4.4 文件的审批 4.4.1 手册由管理代表审核，总经理批准；程序文件由各体系相关部门负责人统一审核，管理代表批准。 4.4.2 各部门SOP由各部门指定的人编写，由各车间主任审核，部门经理批准。特别作业指示由车间主任编制并审批。 4.5 文件的发放 4.5.1 手册及程序文件可通过网络查看；特别作业指示由各车间自行发放及决定控制方式，合同完成后即失效。 4.5.2 SOP由文控中心加盖“受控文件”印章后发放给相关部门，文件领用人在受控文件分发表上签收。 4.5.3公司内不得使用未盖“受控文件”印章的复印件，一经发现，文控负责人将立即收回并销毁。当应持有受控文件的人员未领到文件时，不得随意复印或抄用；需向文控中心申请补发，是否补发，由文控负责人决定。 4.5.4 文件破损严重、影响使用时，文件的持有人应到文控中心更换，交回破损 文件，更换新文件，文控员需及时销毁破损文件。当文件持有人丢失文件 后，应重新向文控中心申请领用。 4.6 文件的更改、作废及换版 4.6.1文件的更改需向文控负责人提出，经文控负责人联络相关部门协商后由文控员更改。更改时注明生效时间，手册和程序文件的更改须填写文件更改记录，然后报原文件审批人审批，原审批人不在职时可由代理其岗位的人员审批。 4.6.2 文件更改批准后，SOP按原受控文件分发表的名单发放修改的文件，并收回作废的旧文件；手册和程序文件有重