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第六章 公文立卷与归档 【理论讲述】 机关在公务活动形成和使用的公文，处理完毕后，需要进行系统整理并移交机关档案部门保管，这项工作就是我们通常所说的“立卷归档”。好的立卷归档工作对于保存有价值的文件，以及积累档案史料有着十分重要的意义。因此，在实际工作中，万万不可轻视。 那么，怎样进行公文立卷和归档呢？ 一、公文立卷 公文立卷，就是将机关工作中处理完毕有查考保存价值的公文，按照一定的要求和方法进行有序整理，组合成案卷的过程。因而，公文立卷又称组卷或编立案卷。对整个公文处理程序而言，它是最后一道程序；而对机关档案整理工作来说，它又是首要工序。因此，具有重要的地位。 （一）立卷工作的基本要求 一个小机关一年可能形成和处理几百份文件，而一个中等机关或大机关一年则有可能形成和处理成千上万份文件，要对这些杂乱无章的公文进行立卷必然是一件极为繁琐的工作。要使我们的立卷工作快捷、简便、有序进行，首先就必须明确立卷工作的基本要求。 第一，要能够反映机关工作的历史面貌。公文立卷的目的，是机关或单位为保存自己的工作活动中形成的材料，以便在今后工作中查考利用，总结历史经验教训。这就要求公文立卷必须如实地保留机关单位历史活动的本来面貌，为科学、民主决策奠定良好的基础。1983年4月28日，由中共中央办公厅和国务院办公厅联合颁发的《机关档案工作条例》第一章第二条明确规定：“机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”在立卷过程中，我们要坚持实事求是的原则，不因个人好恶而片面随意地拣选文件，或按领导意志来任意加以整理。一定要从大局出发，全面、科学、合理地对有关材料进行系统化整理。 第二，要保持文件之间的历史联系。每个机关单位都不是孤立的，都在国家或社会组织中处于一定的位置。因此，不可能脱离这个组织孤立地开展活动，它同自己的领导机关、所属单位或平行部门之间，总是有着十分紧密的关联。相互之间政务往来所形成的公文，不仅客观反映了工作中的联系，而且真实记录了机关或单位活动的历史面貌。如请示与批复，询问与答复信函，请示与意见等。对这些往来文件，我们在立卷过程中，要注意它们之间的历史联系，不能人为地割裂开。 第三，要按照机关工作活动的规律立卷。尽管不同机关单位其职权范围和业务性质不同，但在公务活动中其文件的处理总有着类似的规律。这种规律也就是文件之间的历史联系的具体表现，即通常所说的文件的“来龙去脉”。如一般的年终总结暨先进表彰大会上，总不可避免地有一系列文件，如年终工作总结报告、先进典型材料、表彰决定，以及相关会议通知、会议记录、领导讲话稿等。这些文件相互之间有着紧密联系，全面系统地反映了该会议的真实面貌。因此，在整理立卷时，我们不能随意拆散它们之间的原有联系，应组合在一块形成案卷。这不仅有利于今后的查考利用，也有利于再现机关活动的历史面貌。 第四，要便于保管和查找利用文件。在实际工作中，有一些活动时间很短，活动内容也比较简单，形成的文件也很少，如果独立立卷的话，其案卷不仅太薄，且过于零散。而有些活动时间很长，涉及方方面面，形成的文件很多，如果形成一个独立案卷的话，案卷太厚，不但不利于装订，也给今后查阅利用带来困难。针对这些情况，就要求我们在保持文件历史联系、反映机关活动的同时，还要考虑到便于保管和利用。对于太薄的案卷就宜于从更大范围考虑文件的联系，综合立卷。而对于太厚的案卷则应分得再细些，按照有关特征分成几个案卷。还有一些文件虽然围绕的是同一项工作或同一次会议形成的，但由于保管的期限不一样，不宜于混在一起，而应适当分开立卷，以便于今后档案的移交和利用。 （二）公文立卷的方法 在实际工作中，怎样按照公文立卷的基本要求，既保持文件之间的历史联系，体现一定的规律，又便于保管和利用呢？这必然涉及到公文立卷的方法问题。目前，经常采用的立卷方法主要有：按问题特征立卷、按作者特征立卷、按时间特征立卷、按文种特征立卷、按通讯者特征立卷、按地区特征立卷等。我们习惯上将它们称为公文立卷“六个特征”。这六个特征不是人为想象出来的，而是从公文自身抽离出来的，它概括了公文的一般规律，作为立卷的基本依据，所以又叫“立卷特征”。 1.按问题特征立卷 问题特征其实也就是公文内容所反映的主题，包括事件、人物、事物、问题等。按问题特征立卷，就是将有关于某一事件、人物、事物或问题的公文组合在一起，形成一个案卷。例如：《关于烟花材料厂厂房改扩建项目的有关文件材料》、《关于工资调整的来往文件》、《关于×××同志模范事迹的文件材料》、《关于征用土地的来往文件》等。在实际的立卷过程中，这种方法使用非常普遍。因为机关单位的活动总是围绕一系列的问题而展开，在解决和处理问题中形成一定数量的公文，这些公文之间有着十分紧密的历史联系，共同反映