如何提升工作效率2015.pptVIP

在開始之前…… 請先用一分鐘時間思考以下問題 自我省思…… 我試圖針對每一種文件只做一次的處理。 該發散出去的工作，我盡可能地授權他人，而不是自 己獨攬。 我積極地設法避免常見的〝干擾〞(如訪客、電話等) 來妨礙我每天的工作展開。 我對那些足以佔用自己的時間並妨礙我完成重要工作 的他人請託，能勇敢地說〝No〞。 我經常利用中午休息時間小睡片刻來幫助自己恢復精 神。 時間必須被管理 如果上述十項問題你都做到了，那麼要恭喜你，相信在主管眼中你根本就沒有工作效率不彰的問題，你……可以先離開了！！ Management by time 時間管理=工作績效 時間管理是什麼？ 時間管理就是自我管理 時間管理即是改變習慣，以令自己更富績 效、更富效能 --把事情很快做完，叫做效率 --把事情很快又很對地做完，叫做效能 時間管理意指事前的規劃或長期的計劃 Theory Structure 墨非定律 → 凡是可能出錯的通常都會出錯 → 每次出錯的時候，總是在最不可 能出錯的地方 → 不論您估算多少時間，計畫的完 成都會超出期限 → 您做任何事情之前，都必須先做 一些準備的工作 Theory Structure 崔西定律 → 任何工作的困難度與其執行步驟的數 目平方成正比 → 簡化工作是所有高度自我管理人的共 同特質，工作愈簡化，愈不會出問題 Theory Structure 巴瑞多80/20原理 → 百分之八十的價值來自百分之二十的因子 四大象限之時間管理 何謂四大象限 陷阱一 失衡的時間分配 陷阱二 拖延 正確時間管理架構 善用零碎時間 → 每個人一天時間都是相同的「24」個小時，扣 除睡眠連續性8小時，尚有16小時可利用 → 若以「小時」為單位，一天共有16個單位時間 可供利用，而單位與單位之間又被60個小單位 給切割開來，而未被利用到的小單位就是所謂 的「零碎時間」，此時間最適合Plan → 例如：古人所謂「三上」功夫，即利用「馬上 (車上)、廁上、枕上」時間來思考 Theory Structure 吳氏教戰守則 → 首先瞭解自己每天工作時段的特性 → 以PDCA分佈週一至週五的工作性質，並加以計劃 → 把掌控著力點集中在計劃最重要的20% → 不需經手他人工作優先完成，尤其是瑣碎之事 → 可以早上做完的事，決不拖到下午完成 → 可以一天做完的事，決不拖到二天完成 工作時段分配法則 每週工作性質分配 Management by Objectives 當在工作上和時間管理上愈來愈有績效時，可能會被指派 更多的工作，有效的專案(目標)管理將是成功的關鍵 → 目標定義/要因解析/設定完成期限/列出完整工作清單/ 多重計劃/平衡時間/檢核 → 範例說明: 目標卡應用……Sample ……Sample Management by time How to improve work efficiency 如何提昇工作效率 (How to improve work efficiency?) Kevin Wu Quality System Dept. 2005/1/3 我每天至少保留做計劃時間，並思考與工作有關的問題。 我為自己制定確切且以書面表示的目標，並訂定完成目標 的期限。 我為自己擬定〝每日工作計劃表〞，表中各事項依據重要 次序編列，我並試圖儘快完成重要項目。 我了解80/20原理，並奉之為工作守則。 我對自己的作息時間做適當鬆弛的安排，以使自己能有時 間處理突發的危機及意外事件。 反之…… 如果你看得很心虛，那麼請相信我，你該好好管管自己的時間了，因為…… 80% 時間 20% 時間 80% 成效 20% 成效 瑣碎的 多數事務 重要的 少數事務 4 th 緩 3 rd 輕 2 nd 重 1 st 急 緊急的事 不緊急的事 重要的事 不重要的事 緊急的事 不緊急的事 重要的事 不重要的事 繁瑣的工作 某些Mail/電話 浪費時間的事 有趣的活動 不速之客/會議 Mail/Report 必要而不重要的問題 受歡迎的活動 防患未然