Outlook 中自动存档简介.doc

Outlook 中的自动存档简介随着您不断创建和接收项目?（项目：项目是在 Outlook 中保存信息的基本元素（类似于其他程序中的文件）。项目包括电子邮件、约会、联系人、任务、日记条目、便笺以及投递的项目和文档。），Microsoft Office Outlook 邮箱会逐渐增大。为使邮箱易于管理，您需要另一个位置来存储（即存档）具有重要意义但不经常使用的旧项目。此外，您还需要设置一种途径，以便将那些旧项目自动移到存档位置，同时丢弃那些内容过期且不再有效的项目。自动存档可满足您所有这些需要。 默认情况下，自动存档处于启用状态。它会按照计划的时间间隔自动运行，并从文件夹中清除旧项目和过期项目（龄期已结束的项目）。旧项目是指已达到指定的存档期限的项目，其中可能包括已分配项目的原始电子邮件等内容。过期项目是指内容在某一日期后不再有效的邮件和会议项目，例如仍在日历上显示的四个月前的会议。虽然到期日期是可选的，但您可以在创建项目时或在创建之后为其定义到期日期。当项目过期时，它将变为不可用，并会显示一条穿过自身的删除线。 存档也是在其他位置备份和保存 Outlook 项目的一个好方法。您可以使用自动存档，也可以手动将项目存档。 有关使用自动存档、手动将项目存档或查找和还原已存档项目的详细信息，请参阅本文末尾的链接列表。 了解更多信息 自动存档会对项目执行哪些操作 更改自动存档设置 用于对项目存档的龄期和日期 有关对 Outlook 项目存档的相关文章 自动存档会对项目执行哪些操作 当项目到期（即项目超过其龄期）后，自动存档会将项目从其在 Outlook 中的原始位置移动到存档文件文件夹中。您也可以设置相应选项，使系统在项目到期后将其删除。存档文件属于一种特殊的数据文件。 ?要点??? 有关存储和删除项目的详细信息 除非您更改了一个或多个自动存档设置，选择在项目过期时删除它们，否则项目会存储在其存档位置，而不会从项目存档位置删除。只能在将项目移动到项目存档位置之前自动删除项目，项目存档后，只能手动删除这些项目 选择永久删除项目选项会在项目过期时自动删除项目，而不进行存档。例如，如果单击“删除过期项目(仅限电子邮件文件夹)”，则当所有电子邮件文件夹（例如“收件箱”、“已发送”或“草稿”）中的邮件的龄期结束时，此选项会删除所有这些邮件，而不进行存档。 当自动存档首次运行时，Outlook 会自动在以下位置创建存档文件。 Windows Vista?? C:\Users\您的用户名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst Windows XP?? C:\Documents and Settings\您的用户名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst 如果您看不到“Local Settings”或“Local”文件夹，则说明它们可能处于隐藏状态。 如何显示隐藏的文件夹？ Windows Vista?? 在 Windows 中，单击“开始”按钮，然后单击“控制面板”。 单击“外观和个性化”。 ?注释???如果您使用的是“控制面板”的经典视图，请双击“文件夹选项”，然后继续步骤 4。 单击“文件夹选项”。 在“查看”选项卡上的“高级设置”下，滚动至“文件和文件夹”下的“隐藏文件和文件夹”，然后选中其下的“显示隐藏的文件和文件夹”。 Microsoft Windows XP?? 单击“开始”按钮，然后单击“控制面板”。 单击“文件夹选项”。 单击“查看”选项卡，然后单击“显示所有文件和文件夹”选项。 当 Outlook 首次对项目存档后，可以直接从 Outlook 文件夹列表?（文件夹列表：显示邮箱中可用的文件夹。若要查看子文件夹，请单击文件夹旁的加号 (+)。如果看不到“文件夹列表”，请单击“转到”菜单上的“文件夹列表”。）（位于导航窗格?（导航窗格：Outlook 主窗口左边的列，其中包括诸如“快捷方式”或“邮件”等窗格，并在每个窗格中包含快捷方式或文件夹。单击文件夹可以显示文件夹中的条目。）中）中的“存档文件夹”中访问文件中的项目。如有必要，还可以为各个文件夹创建单独的存档文件。 打开“存档文件夹”时，您会发现 Outlook 保留了现有的文件夹结构。如果选择存档的文件夹拥有父文件夹，则也会在存档文件中创建该父文件夹，但不会对该父文件夹中的项目存档。这样就使得存档文件与邮箱具有相同的文件夹结构。文件夹在存档后仍留在原位，即使是空文件夹也不例外。您可以按照在主邮箱中处理项目的方式来处理这些项目。如果您决定将已存档项目移回主邮箱，则可以将所有项目从存档文件导入到其原始文件夹或您指定