文秘培训教材-日常事务管理.pptVIP

文秘的任职条件 文秘----角色意识培养 A、培养强烈的服务意识及责任感 B、培养积极的参与意识 C、培养较强的公关意识 D、培养较强的制度意识 E、培养较强的必威体育官网网址意识 文秘----事务管理之时间安排 用尽可能少的时间做尽可能多的事 将工作内容交错安排 将时间定期盘点。 明确目标、把握目标 文秘----事务管理之日程管理 事情的轻、重、缓、急： A、重要而不急； B、不急而重要； C、重要且紧急； D、两件紧急事情同时发生； SUPER文秘---事务管理之会议管理 ◆记忆力特别强。会议记录者要能记住发言者所说事情的前因后果，遇到一个很复杂又冗长的问题时，更需要超强的记忆力，否则，很可能记到最后已经不知发言者所云了。 ◆组织能力强。 ◆倾听能力强。 ◆总结能力强。 文秘---事务管理之文档管理如何存档 文秘---事务管理之文档管理接收文件后的处理 文秘---事务管理之商务电话礼仪 文秘---事务管理之接电话礼仪 文秘---事务管理之接电话礼仪 4.听对方讲话时不能沉默 5.扼要地汇总和确认来电事项；谢谢对方，并表示会尽快处理；说声“再见”，等对方挂电话后再挂电话。 文秘---事务管理之接电话礼仪 准备一份原始约会登记本 整理出当天已事先预约的来访者单位、姓名、职务、时间、事由、接待者，做成一份当日来访预约表 了解掌握企业内可以接待来访者的人员姓名、部门、职务、分机号码 准备一些笔和便条纸，如果来访者拜访的人未在，可请其留言以便转交 文秘-----办公室礼仪 保持着装及仪容的得体 注意办公领域的职业礼貌 与同事间维持良好的友谊 正确传达上司的信息，不表露自己的好恶 谨记自己的身份，对待同事要公平、公正、客观 文秘-----文秘在5S中的作用 下班前：当天的文件摆放好，办公桌上要收拾干净整齐，不推放文件材料 下班后关闭所有办公设备，切断主电源，关好门窗，确认无误后，锁门离开办公室 日常办公室：保证办公设施、抽屉、柜筒文件柜等的标识； 物品摆放要合理规划，容易寻找；物品摆放要整齐 办公场所保持清洁 每日整理，将不需要的物品清除，将需用的物品妥善放置 文秘-----与上司相处的艺术 了解你上司的情况，做上司投缘的人（包括年龄、习惯、教育、经历、兴趣、星座等） 了解你上司的处事特点（分析型？平易型？表现型？驾驭型？） 分析上司的优点、缺点，争取弥补缺点 文秘-----与上司相处的艺术 针对上司要达到的目标 增加自己的附加值 勇气、信心、强判断力 文秘-----与上司相处的艺术 替上司做公关 分析待办事情所有可能发生的突发情况 缓解上司的压力 特定情况下观察上司的心情 公司“以和为乐” 文秘-----办公室礼仪 注意使用适当的批评方式 了解办公室的游戏规则，评估自己的能力和潜力 小心卷入同事间的政治斗争 做一个有自信的人，成功来自信心 文秘-----文秘在5S中的作用 做好办公室的“小管家”：整齐、洁净、有序、舒适 部门、 企业的形象 上班后的细琐工作： 1、开窗通风透气 2、整理室内的花卉植物 枯叶 3、收拾整理所有办公桌和会议桌、茶几上的物件 4、调节室内温度和湿度 5、检查审视墙壁和柜架上的饰物、书籍资料是否端正 6、将报刊杂志堆放排列整齐，准备好各类办公用品，将日历翻到当天 祝各位靓女工作愉快，硕果累累! * 文秘培训 -----日常事务管理 人际关系技巧 经验 专业知识与技能 资质 A、对事；B、对人 文秘的角色---辅助性质 文秘的工作性质----助理+管理前期的历练 承上启下的作用 演好秘书角色秘籍： A、高执行力； B、有自己想法和思路，并善于偷师； C、一切工作从上司出发，牢记助手身份； D、积极心态，亲切态度。 书(Secretary) 缘于拉丁文secretar-ius， 意即“可靠的职员” 提高时间效率的艺术： 集中精力、抓住时间 文秘----事务管理之日程管理 管理好自己的日常事务： A、每星期做全周工作计划； B、每日列出“应做事项”并排列优先级别，设定预计完成时间 C、如工作空档，计划全日尚未过完的时间（弹性）； D、工作分类：例行性、即行性 E、注意上司口头交待的工作记录 F、交待的疑难事情，规划时间进程表，工作进度评估 文秘----事务管理之日程管理 提高自己日程内事务的完成效率： A、减少无生产力的活动，如“闲聊” B、保持每日最有生产力的时间作有创意性的工作 C、保持座位秩序，每件物品及文件夹均有定位，必要时即可调用 D、学习说“不” E、一日之计在于晨 文秘----事务管理之日程管理 管理上司与自己的时间: A、例行性工作与执行性