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如何组织有效会议 骨之味营运部 2014.7.24 会议执行现状 每月餐厅会议多 会议记录模板多、记录内容混乱无章 会议没有成效，会后的执行安排不明确： 目的什么？安排什么？谁负责？什么时候完成？达成结果？ 如何安排有效会议？ 会议的目的 开会的理由 会议的类型 会议的要素 会议方式——PDCA 会议计划的步骤 一、会议目的 发布信息，收集信息 作出决定达成共识 解决问题 二、开会的理由 必须依靠集思广益才能解决的问题 按常规步骤来不及决定的事情 需要作出决定的事 发生重大变革和实行新方法时 会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定 三、会议类型 信息性会议 举行这类会议是为了向与会者传播信息。它可以采用讲话或上课的形式，也可以通过电话、电视、幻灯等形式。虽然也进行一些讨论，可能提出问题，但它着重于向与会者提供信息。 征求意见会议 当领导人想通过其他人的设想和意见来帮助决策时 就要召开这种会议。通常是领导提出问题，征求员工们 的意见了解员工会怎样应付局势。 解难会 解难会议要求在会上摆出事实以供参考和讨论并 找出解决问题的办法。这种会议一般要展开自由活跃的讨论。 在解难会议上要给予大家出谋划策的权利即 使他们的解决办法并不是最好的但这是由他们通过的 并将由他们来执行。 新设想会议 新设想会议的目的是提出新设想引导大家提出新 的观点意见。 目的不在于采取行动，而是为了开发今后可能有用的新计划和设想。 低效会议 没有目的性形成多中心会议 开会只是为了走形式 主持人会前没准备而且缺乏引导控制会议的能力 参会者缺乏效率观念不准时参加 重复内容发言，众多陪会者重复表态 对于许多问题反复研究却不能形成决议 汇报不得要领像流水帐 取消会议 如果不开会也能解决的问题，果断取消会议 没有明确议题的会坚决不开 没有充分准备的会不开 议题太多的会也不能开 可以用其他方式代替的会不开。 四、成功会议的要素 是什么在推动着 一次成功的会议 优秀主持人的技巧 五、好的会议方法—PDCAPlan会前计划与准备Do会议进行中的组织控制与协调Act检查会议结果Check追踪会议决定 六、会议计划的步骤 1.决定会议的宗旨和类型 2.分析围绕这次会议的前因后果 3.明确涉及的/受影响的目标 4.明确会议预期的目标 5.决定要讨论的主要议题 6.决定主持人、参会人 7.决定会场布置 8.计划议程表 会议通知单 会议通知单内要有明确的会议议程 为何要召开本次会议 Why 有何目的 What 何人参加 Who 何时举行 When 何处召开 Where 如何进行 How 会议的开场白 让与会者明白开会的目的及程序 让与会者知道为何请他们来开会 预先提示避免不相关的主题 取得与会者对会议进行方式的认可 召开会议 组织会议以取得预期结果 按设定议程开会 包括每一个议项,概述各项决定 鼓励与会人员参与 重要的备忘事项和决定需做记录 时间是宝贵的——要掌握时间 控制争议,要有决断 会议的重要原则是议事不议人 结束会议 告诉与会者 已讨论过的问题 概述已达成的决议 ?何事、负责人、何时完成? 会后措施 自上而下逐级向非参会者传达信息 制订行动计划以完成分配给参会者的任务 确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度 制订下次会议的议程 会议记录与计划：1、会议目标的制定要遵循SMART原则（明确的、可衡量的、可达成的、实际的、有时间性的）2、追踪目标达成要遵循PDCA原则，不断改进、校准目标，不断挑战新目标 会议记录模板 训练员会议模板 （训练系统要求模板） 其他会议模板 参会者的职责 会议的人数5-7人 有备而来 投入讨论 清楚地和积极地提出观点 切中主题——不要离题 避免夸夸其谈 避免重复 鼓励批评性的意见 集中于基本点 考虑别人的意见 提供折衷意见 倾听 协助主持人以取得会议的预期结果 成功会议的黄金规则 发布/通知会议日程 按时到会——按时开会——按时散会 有备而来 始终切中主题——不要偏离议事项目 不要打断别人——倾听以便理解 次日发布会议备忘录/通过的决策 清楚了解下列各点 ?做出了什么 ?决定由谁负责 ?要求何时完成 会议组织者的自我评估 每次会议结束不妨向自己提出以下问题 1.会议是非开不可吗？它是解决问题的最好方式吗？ 2.事先准备和通知会议的时间、地点和会议议程了吗？ 3.会议室有必要的设备吗？ 4.讨论切题吗？ 5.会议是否简短到可以吸引住大家的注意力 6.会议是否做出了与上级意愿一致的决定 7.参会者都参与讨论了吗？ 8.多数成员都参与讨论了吗？ 9.问题的所有方面都论及到吗？ 会议组织者的自我评估 每次会议结束不妨向自己提出以下问题 10.我是否由于垄断会议而限制了讨论？