秘书实务第三章文字工作.pptxVIP

第三章 文字工作;上次回顾;本章目标;假设您是新闻学院秘书。 经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。 共安排3天，每批1天。看国际大巴扎、华凌商贸城、经济技术开发区；游红山。 租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取免公园门票；安全由学院负责。 毛院长布置秘书起草学院给职大的公文，请求批准此事，并由职大出具公函，以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。;文种：报告？请示报告？请示？ 结构—— 1、理由及依据； 2、具体打算； 3、请求事项 A.请求批准; B.请求以大学名义出具联系函; C.请求职大一位或数位领导参加以示关怀。 ;1、文字与文字工作 文字指能表达某种意思，并具有一定体式的书面材料。 文字工作指秘书用书面语言代行领导者或领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。;2、文字工作的意义 ①秘书的文字功底，是秘书的基本素质 （ “第一流的文字处理能手” ） ②秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力（表达、办事、管理、交往、应变、研究能力） ③秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿（ 是对领导意图的完善和升华；是对领导知识和智能的补充和延伸；是对领导精力和体力的“代偿”） ;3、文字工作的特点 ;;;;第二节 文字记录;种类：电话记录、值班记录、来访记录、会议记录、大事记、调查记录、领导讲话记录、领导口授记录 ;文字记录的种类 （8种） A.电话记录 a.发出电话记录;b.接收电话记录;B.值班记录;C.来访记录;D.会议记录;E.大事记 一事一记、按日编排。 F.调查记录 第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不同情况采用不同的记录方法。 G.领导讲话记录 不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无讲稿应“有言必记”。 H.领导口授记录 作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。;2、文字记录的过程 ①备好笔和纸，随时准备记录 ②用心倾听和判断，快速做出记录 ③及时补充和修改，??真整理记录 整理记录三点要求：忠于发话者的原意；体现发话人的语言特点；在不背离原意的前提下，可进行技术性加工。;;第三节 文稿撰拟;文稿撰拟范围——4方面 A.各种法定公文 （即党和国家明文规定的） 党的机关14种、行政机关13种：决议、决定、命令（令）、指示、意见、议案、通知、公告、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等 规定严格、标准统一。; B. 各种常用公文（即法定公文以外的各种书面材料） 文种远多于法定公文。约定俗成、自成规矩，撰拟时也不能自行其事。 ——简报类：政务简报、信息摘报、情况反映、信访动态、值班简报、接待简报等。 ——规章类：章程、办法、细则、通则、规则、公约等。 ——总结类（略） ——计划类（略） ——提纲类（略） ——各种行业文书; C.领导的各种讲话稿 开幕词、闭幕词、发言稿、讲演稿、工作报告（动员报告、传达报告、总结报告、政府工作报告〈 ？〉、领导述职报告等）。 撰写领导讲话稿是秘书文字工作的“重头戏”，或者说是秘书实务诸业务中的“重中之重”，也是衡量秘书是否成为文字工作“高手”的重要标志。一位秘书，如能胜任各种讲话稿的撰写任务，即可以说其文字表达能力已进入了成熟时期和自如阶段。;D. 各种公关文书——企业、事业单位用得 较多！ 书信类：祝贺信（贺电），慰问信（慰问电），致敬信（致敬电），感谢信（感谢电）等。 致辞类：贺词、欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词等。 宣传类：说明书、解说词、广告词等。 目前，公关文书的种类不断增加。秘书应注重公关文书的写作知识并学会撰拟。;;;;文稿撰拟过程（即通常情况下一篇文稿的成文流程）;;;;;;;①符合必须行文的原则 ②符合国家现行的法律、法规 ③符合党和国家的方针、政策 ④符合实际情况 ⑤符合领导意图 ⑥所提措施和办法要切实可行 ⑦涉及其他部门和地区的问题要协调一致 ⑧文字表达要合乎语法、修辞、逻辑 ⑨格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定 ;文稿撰拟的3种方式;;;;;;;;;;;;;;;;;;;第四节 文稿审核; A.审核是文稿撰拟第三阶段（定稿阶段）中一道非常重要和实质性的“工序”，即文稿拟成之后、送领导审定签发前进行的最后把关工作，因而是公文制发的关键环节。