gm(jm)-0201文件与资料控制程序.docVIP

1.0目的:确保质量体系所使用之文件及资料处理迅速、正确发行，使应用程序得以控制，确保各相关部门能及时获得有效之必威体育精装版版本文件。 2.0范围:适用于质量管理体系有关之质量手册、程序文件、作业标准、质量记录、其它相关文件及有关外来文件之控制。 3.0定义：文件类别区分： 3.1质量手册：对质量体系全面的概略的描述。 3.2程序文件: 具体、详细地说明各项质量活动（如文件控制、内部审核、管理评审等）进行的方法、步骤的管理文件。 3.3作业标准：指导各项具体作业的作业指导书，工艺操作规程、检验规程、技术图纸等技术文件及其他制度、规定等。 3.4质量记录:生产记录、校验记录、检验记录（报告）、运行保养记录等。3.5外来文件:客户提供之图样、标准，以及本公司程序文件或作业标准所依据并引用之有关国家或行业标准。 4.0 职责: 4.1人事行政部文件管理人员负责文件之编号、分发、回收、销毁等综合管理。4.2各单位负责相关文件之撰写、会审、使用和保管及增修申请。.3文件的审批权限依下表进行。 文件类别 撰写 审核 审批 质量手册 品管部 管理者代表 总经理 程序文件 品管部 工程部 管理者代表 作业标准 权责人员 部门主管或以上 管理者代表 记录表单 使用部门 部门主管 ------ 外来文件 部门主管(收集) 管理者代表 ------ 5.0程序细则: 5.1文件编号: 5.1.1编号原则： GM（JM）-□□-□□ 各类文件顺序号：从01起依序编列 文件类别代号：详见5.1.2 公司代号 5.1.2文件代号： 5.1.2.1.质量手册：01 5.1.2.2.程序文件：02 5.1.2.3.作业标准：03 5.1.2.4.记录表单：04，(各种表单编号、版次及保存期限由文控统一确定） 5.1.2.5外来文件: Ｗ-□□□ 序号，从001开始 5.2版本/版次: 5.2.1第一次制订之原版以A/0表示,A版第一次修订以A/1表示,第二次修订以 A/2表示，依此类推。 5.2.2为避免版次修订次数太多,影响文件之真实内容,凡版次经5次修订后, 原制订单位应变更版本,发行第B版、C版…… 5.3文件制订、修订、废止作业: 5.3.1文件之制订作业： 5.3.1.1制定部门指定专人完成提案后视需要召集相关单位会审,无异议 后，送人事行政部文件管理人员依文件编号规则予以编号印刷,并依4.3之规定送相关主管审批发行。 5.3.1.2所有文件在会审、发行等各阶段,若有异议随时退回原制订部门修改, 必要时得召开临时审查小组会议修订之。 5.3.2文件之修订作业: 5.3.2.1各项质量文件在实际作业中,若有不符合现状,须修改或增订者,得由发现单位或撰写人填写“文件修改申请单”提出修订原因交原制单位研讨修改之,修订完成后之文件,其审查、核准、发行等作业程序与文件之制订作业相同。 5.3.2.25.3.3文件之废止作业:文件因修订需修改原文件名称或文件不再使用时，按文件废止处理，其申请、核准、发行等作业程序同文件之修订作业相同。 5.3.4文件管理人员将修订内容填写于文件封面“修订记录”栏位，随文件分发至使用部门。5.4文件分发﹑回收作业： 5.4.1经颁布发行之文件，应由文件管理人员编写《受控文件一览表》并依实际需要拟定《文件分发/回收记录表》，影印适当份数并加盖“受控章”后发行之，并请收文单位签收。 5.4.2”章后另档存放。回收时须注意数量及内容之完整性，并记录于《文件分发/回收记录表》上。5.4.3外来文件由经办单位收集，经管理者代表批准后按5.4.1及5.4.2之规定办理分发与回收。5.4.4技术文件按规定分发到使用部门所指定的保管人，回收时按5.4.2之规定办理。 5.5文件保存﹑销毁作业： 5.5.1文件保存： 5.5.1.1现行有效之质量手册﹑程序文件﹑作业指导书、工艺操作规程、检验规程、非工艺设备图纸类外来文件之原稿，均由文件管理人员建档保管。工艺设备图纸类技术文件和外来文件原稿由工程/品管部建档保管。5.5.1.2文件管理人员应将历次修订版本原稿加盖“作废”章后另档存放，与其它有效文件分开保存。 5.5.1.3文件原稿之保存期限： 5.5.1.3.1 A/O版文件保存5年。 5.5.1.3.2版次为0的文件保存3年。 5.5.1.3.3其它版次保存一年。 5.5.2文件销毁：文件管理人员仅需保留各版本／版次之原案文件，由各 单位回收之所有旧版及废止文件，须由文件管理人员销毁之。5.6文件之档案管理： 5.6.1除文件管理人员得依规定影印适当份数发行外，使用单位不得影印 任何正式文件。5.6.2文件如发现有缺页﹑破损﹑字迹模糊等缺陷或文件之分发份数不够时， 使用单位应向文件管理人员申请补发，填写《文件