物业项目管理处行政制度.docVIP

物业项目管理处行政制度 物业项目管理处行政制度提要：往来文书控制及必威体育官网网址制度1)文书往来需严格，其中包括：a.外发文书：必需由总经理办公室发出 物业项目管理处行政制度 1.物业管理处办公室守则 办公室人员须严守公司的机密，各部门的各种内部规定及不公开的决策； 按照公司档案规定处理及保存档案，未经允许，不得私自将档案外借； 须流转的文件和分发的通告，务必直接交到有关人士的手中； 办公室员工须保持仪容整洁穿公司规定的制服，男性员工留意头发长度、指甲；女性员工须注意化妆适度及避免过量饰物； 办公室作为整个公司的窗口，须注意言谈举止，为公司树立一个良好的形象； 办公室员工应自觉提高自身的业务水平，紧密配合，提高工作效率； 办公室员工如因需外出，需在接待秘书处将其外出原因、外出时间、去向及预计归来时间填写清楚； 办公室员工在执行公务时，应以维护公司利益为前提，不接受任何形式的贿赂或向他人行贿； 办公室员工尽量减少私人电话，若因要事的情况下，也需要在三分钟内结束； 办公室中所有来电，必须在电话铃声响起三次的时间内接听，接听时需报：”_同馨管理处，您好!”在接听客户电话时，请多用：”请、谢谢及麻烦你”等礼貌用语。 2.往来文书控制及必威体育官网网址制度 文书往来需严格，其中包括： a.外发文书：必需由总经理办公室发出。 b.内部文书：必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效。 c.必威体育官网网址文件：必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。 必威体育官网网址制度 a.本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。 b.本规定的修改与废止、由办公室提议，公司总经理决定后实施。 c.本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。 关于公司的重要政策或计划； 关于人事问题； 关于重要会议的讨论事项； 关于业主或租户的档案资料； 契约、协定或根据协商而决定的事项； 规定、命令中特别指定的事项。 d.机要文件及其处理，按其程序可分为以下三种： 公司内部秘密，不能向公司以外公开。 绝密，不能向部门经理及主管，以及特别指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。 e.机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的经理负责，但公司总经理可以命其变更。 f.机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。 g.机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。 h.机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必须请收件人签字盖章。 i.公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事项必须由直接关系者亲自传达。 j.机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在上述款规定的发文簿上记载复制件的去向。 k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门的经理负责，请专人进行分发和传送，但必须履行上述规定的手续。 l.机要文件及其相关草案、其它无用物品的销毁，应确定一定的时间，由所管经理负责销毁。 m.凡违反本规定者，由总经理办公室讨论处理。 n.文件大致可分为： 法律效力文件：包括公约、手册、指南等； 报告/表格； 作业指导书/工作手册； 程序文件 3．档案系统 管理档案系统是管理工作中一重大系统，所有员工都必须积极关心，需采用简单及容易明白设计，各员工应按照下列规定处理文件： （1）分管经理工作职责 a.必须把档案管理工作列入经理任期目标责任制，并分解下达管理目标。 b.要重视档案管理工作，积极解决档案管理工作经费及其它问题，每年至少要召开两次档案工作会议。办公室根据”档案法”和经理的年度方针、工作目标制定每年工作计划。 档案资料员工作职责 a.负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。 b.按规定程序及时、正确地办理各种资料的动态注记。 c.按时收集好各类档案资料，不散失，不遗留，做好立卷归档。分类要准确，装订要工整，要符合立卷标准。 d.及时制订工作计划和做好工作总结，每月或每季提供给各级领导正确、可靠的统计表。