发货物品流程.docVIP

关于规范邮件物品收发管理的通知 1.目的 为完善集团内部邮件物品的收发工作，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费，提高工作效能，强化职责，结合公司实际，现对邮件物品的收发进行规范管理。 2.范围 吉林紫鑫药业股份有限公司全体员工均属之。 3.定义 邮件物品：指公司员工因工作需要，向外部寄送文件、资料、货物及其他货品等，以下简称物品（大型设备的发送不在此列）。 4.职责 4.1 综合部/办公室：负责公司物品的收发管理(目前长春办由办公室负责此项工作)。 4.2 各部门：协助进行物品的发送和接收工作。 5.邮件物品的发送 5.1物品发送人将所发送的物品送达综合部，并逐项填写发送物品登记表（附件1）。 5.2物品发送方式包括：内部捎带、物流、快递三种方式，如果物品发送人没有具体要求，综合部/办公室将根据情况选择发货方式，并在备注一栏标注物品发送的基础信息，以备查询。 5.3物流运送情况下，物品发出后，发货司机需以短信或电话的形式通知收货公司综合部/办公室物品收发负责人。收货公司综合部/办公室司机应在收到物品的第一时间回告发货单位物品收发负责人，本次物品收发办理完毕，如果未收到物品，请协同发货公司商议解决。 5.4发送物品的外包装上应标明基本信息。 5.5需要其他公司中转的，发货公司物品收发负责人必须提前通知中转公司物品收发负责人。各子公司物品往来费用，由发货单位承担。 5.6举例说明：2011-10-25，长春办生产部李**发给柳河生产部周**样品2箱，发货方式：物流客车。 5.6.1生产部李**打包样品，并在外包装上详细标注，如图： 5.6.2生产部李**将待发样品送至前台登记，如图： 5.6.3长春办物品收发负责人根据实际情况安排发送物品（物流）。 5.6.4物品发送后，司机编辑短信或电话通知柳河物品收发负责人。例：长春到柳河大客，14:00到站，2箱，车牌号吉E1234,客车司机电话：139********。 5.6.5柳河物品收发负责人收到短信或电话后安排接收物品，收货后回告长春办收发负责人，并将物品交予柳河生产部签收。 6.邮件物品的接收 6.1内部捎带的物品由捎带人交直接收件人。 6.2通过物流接收的物品，接收公司综合部/办公室司机接到物品时核对物品数量并在第一时间回告发货公司物品收发负责人。 6.3综合部/办公室前台根据收到的货品在接收物品登记表（附件2）上登记并通知直接收件人，检查、清点无误后当面签收，如物品直接收件人不在，可由他人代签，由此造成的损失、短少等后果，代签人承担全部责任。 6.4接到综合部/办公室取件通知后，直接收件人不予接收导致的物品效应过期，直接收件人负全责。 6.5收件人为公司名称或离职人员的文件、物品等，由综合部/行政部相关人员代签。 6.6需要中转的物品，发货公司收发负责人需提前通知收货公司收发负责人。中转公司按照物品的发送流程办理。 7.联络方式的建立 请各子公司综合部/办公室于11月10日前将本单位物品收发负责人名单及联系方式通过企业QQ群或传真（0431至长春办。 例：长春办物品收发负责人：王**，联系电话：136******** 附件：1.发送物品登记表 2.接收物品登记表 吉林紫鑫药业股份有限公司 二〇一一年十一月一日 3