档案系统管理软件使用说明-简版.docVIP

苏州工业园区公积金管理中心 档案信息管理系统 使用说明－简版 目 录 一、 功能使用说明 - 2 - 1、 系统登陆 - 2 - 2、 数字档案室 - 2 - 2.1档案分类 - 2 - 南京影通科技有限公司 功能使用说明 系统登陆 输入管理员分配的用户名和密码登陆。 登陆后，可以点击右上角的“修改密码”，修改初始密码。 数字档案室 2.1档案分类 点击“档案分类”，页面左侧将显示“档案分类”，点击“档案分类”前面的“+”符号，即可打开现有的档案分类进行查看。对于分类名称前面还有“+”的分类项，可进一步点击查看其下层类目。 对于没有子类目的分类项，可以点击其类目名称，将在页面右侧显示该类目下的已有档案，并可对该类目档案进行管理操作。类目的设置和各类目档案的著录项与打印项的设置可通过系统管理中的“档案类目”完成。 由于各类别档案除了在著录项和打印项上有所不同外，在操作方面基本一致，故在此以社保档案为例，讲解具体的档案操作方法。 社保档案下分为2个子类目，分别为“案卷级”，“文件级”。 “案卷级”： 点击“案卷级”后，界面上将显示出查询条件及下方的未来检索结果列表。 为了最大区域显示查询及结果面积，可以点击左边目录树的缩进或打开目录树按钮。 检索 可分四个条件组合检索，点击“选择查找字段”，下拉选择条件字段，“包含”栏也可以下拉选择其他选择，包含为输入部分信息模糊检索。 特别的，“值”中输入“％”则检索出数据库中所有信息： 鼠标放置到某条记录上稍作停留，则显示本条信息的详细内容。 鼠标点击某条信息，则进入详细内容界面： 点击档案附件，则显示本案卷的附件。附件可以是各种格式的电子文件，包括电子图片。 电子图片浏览时： 鼠标滚轮可放大缩小图片，在图片上右键点击，然后点击“打印图片”，可打印当前图片。特别注意放大的大小，打印是所见即所得，放大过大将会导致一张纸张打印不下。 重新排序 点击字段，可反向排序结果。 添加记录 点击“添加记录”按钮，弹出的“添加对话框”中显示可供填写的著录项，其中红色标题的为必填项。著录项的最后一项为附件，点击“发文附件”，将弹出附件上传页面，在该页面中可进行附件（word格式、档案图片等电子文档）的上传如下： 信息框下方有两个复选按钮，选中“继续添加档案”可在添加该条信息后重新进入该窗口继续添加信息。而“将本次记录作为下次的模板”功能需与“继续添加档案”功能同时使用，保留本次填写的信息供填写下条信息使用，当填写内容大体相同时，只需进行少量修改即可。 填写好著录信息后点击“添加”按钮，添加该文件记录。如果刚刚选择了“继续添加档案”，可继续添加记录。否则对话框将自动关闭，在页面上可以查看到刚刚添加的文件记录。该记录如果有附件的话，在打印项的最后一项“原文”中将以一个回形针标识。 注：在添加数据时，日期请按照标准的格式进行填写，如2005年8月6日正确的格式为修改记录 选中要修改的记录（必须是未归档的），点击“修改记录”按钮，弹出修改记录对话框，其中的各项信息均可进行修改，点击“确定”按钮保存修改结果即可。 删除记录 选中要删除的记录（必须是未归档的），点击“删除记录”按钮，则记录被删除。 确定实物归档 选中要归档的记录，点击“确定实物归档”按钮。此时页面上显示的该信息的状态项将由“未归档”变为“归档”。 打印记录 点击“打印记录”按钮，弹出“设置打印模板”对话框，进行打印设置，具体操作参阅系统通用功能介绍。 进入此案卷的文件级信息 勾选某条案卷信息后，点击“文件级”则直接显示本案卷的文件级信息。 2、文件级 点击社保档案下的“文件级”： 界面和操作和案卷级是类似的，大体只有字段不一样。与案卷级档案的区别在于只 “二级目录”的功能。 二级目录 二级目录是指此文件信息还有更为细分的资料列表信息（缴费明细表等信息）。 二级目录检索 点击，进入二级目录检索界面： 输入检索条件，点击确定，即可按目标条件检索出结果信息。 “查询全部”：此按钮当选中某条文件级信息，进入二级目录界面后检索时，默认是在本文件级内检索二级目录信息，如果欲在所有信息中检索，则需要勾选。 二级目录添加、删除、查看。 添加二级目录信息时，分别在“内容”，“页号”和“备注”框中输入二级目录内容，所在页号和备注，点击框下的“确定”按钮，信息保存并显示在下方的表格中。 对已在表格中的信息可进行删除和查看操作。点击表格中“操作”栏中的“删除”即可删除对应信息。点击“查看”，该信息的内容将会显示在上方的文本框中。 对话框左下方有一“打印”按钮，可打印本条档案记录的所有二级目录信息。 若一条文件档案记录有二级目录，这条档案记录在页面上显示