计算机文化基础4精要.ppt

不是用“清除”)。 b.在“记录单”对话框，选中要删除的记录，按“删除”按钮，最后按“关闭”按钮。 （4）修改记录 a.选中要修改的记录，对相应的单元格进行修改。 b.在“记录单”对话框，选择“条件”按钮，在各字段名后输入条件，单击“上一条”或“下一条”按钮，找到要修改的记录，在对话框中对记录进行修改，最后单击“关闭”按钮。 （5）增加字段 先插入空白列，然后在空白的列中输入字段名及数据。 （6）删除字段 删除字段所在的列。 注意，如果在一张工作表中不只有一个数据库，在插入和删除记录、字段时，不能简单地插入或删除行和列，而只能是插入或删除一个局限在数据库范围内的区域。 4.4.2 数据排序 具体的操作步骤：①单击数据库区域内的任何一个单元格；②选择“数据”→“排序”命令，系统弹出 “排序”对话框；③在该对话框中设置排序条件；④单击“确定”按钮。 “排序”对话框 “排序选项”对话框 使用工具栏完成简单的排序的操作步骤：①选择要排序字段中的任意单元格；②选择工具栏上的“升序”按钮 或“降序” 按钮。 4.4.3 数据筛选 4.4.3.1 自动筛选 具体的操作步骤： ①选中数据清单中含有数据的任一单元格； ②选择菜单栏“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令, 此时，在各字段名的右下角显示一个下拉箭头，即为筛选器箭头。 ③单击某一字段的筛选器箭头,设置筛选条件。 若选择“前10个”，系统弹出自动筛选前10个”对话框；若选择“自定义”，系统弹出 “自定义自动筛选方式”对话框。 自动筛选示意图 “自动筛选前10个”对话框 “自定义自动筛选方式”对话框 4.4.3.2 高级筛选 适用于复杂条件，这些复杂条件常常放在条件区域中。 （1）条件区域 ●条件区域是由条件名行（也称字段名行或标题行）和条件行组成的，其中条件行可以是一行或多行。 ●条件区域与数据清单在同一工作表时，必须相隔至少一个空白行（列）。 ●设置条件区域的方法：将数据清单的字段名行复制到条件区域中的条件名行，在条件行中输入所要的筛选条件。为了方便设置复杂条件，可将数据清单的整个字段名行复制到条件区域中的条件行进行设置。 条件区域 （2）筛选条件的规则 a.当是等于（=）关系时，等号“=”可以省略。当某个 字段名下没有条件时，允许空白，但是不能加空格，否则将得不到正确的筛选结果。 b.对于字符型字段，其下面的条件可以用通配符“*”及“?”；字符的大小比较按字母顺序进行，对于汉字，则以拼音为顺序，若字符串进行比较，必须给字符串加双引号″″（除直接写的字符串）。 c.同一行表示AND（与）关系，不同行表示OR（或）关系。 d.多个字段做条件时，必须在同一行的不同列中输入。 e.一个字段的多个数据做条件时，可在同一行的不同列中输入每一个数据。 f.计算结果作为条件时，在条件名行输入一个不同于数据清单中任何字段名的条件名（空白也可以），如果条件名与某一字段名相同，Excel将认为是字段名，条件中的公式要用相对引用来引用列标，或者引用第一个记录的对应字段，如果引用数据清单以外的数据，使用绝对应用。计算结果必须是TRUE或FALSE。 例如：下表表示筛选满足条件：“姓张的男同学，且高等数学与大学英语成绩的和大于160，制图成绩在80与90之间”或者“计算机应用成绩95”的所有记录。 95 80 90 =D2+E2160 男 张* 计算机应用 制图 制图 高数与英语的和 性别 姓名 学号 （3）高级筛选的操作 具体的操作步骤：①选定数据清单的任一单元格；②选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，系统弹出“高级筛选”对话框；③在该对话框中根据需要进行设置；④单击“确定”按钮。 “高级筛选”对话框 4.4.4 分类汇总 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法，它要求在进行分类汇总之前先对数据清单按某个字段进行排序，然后再对另一字段进行汇总统计。 汇总的方式包括求和、求平均值、统计个数等。 例如：对第93张幻灯片中的学生成绩数据清单按性别分类统计制图的平均成绩。 具体的操作步骤：①先按“性别”字段将数据清单排序；②选择“数据”→“分类汇总”命令，系统弹出分类汇总”对话框；③在“分类字段”下拉列表框中选择“性别”字段， 注意，这里选择的字段就是排序时的主关键字。在“汇总方式”下拉列表框中选择“平均值”，在“选定汇总项”中选定“制图”项。此处可根据要求选择多项；