沟通协商参与控制程序.doc

沟通协商参与控制程序 WCSLGC/ZH-P20-2013（D/0） 1 目的 建立和规范内外沟通、参与和协商行为，增进公司内部及公司与顾客、相关方的交流和理解，确保一体化管理体系的有效运行。 2 范围 公司内部及公司与相关方之间有关一体化管理体系的信息交流、沟通、参与和协商活动。 3 职责 3.1 总经理 负责沟通、参与和协商的负责人，对信息的传递和处理进行监督并规定相关部门的职责权限，确保在公司内建立有效的沟通、参与和协商过程。 3.2 管理者代表 1) 协助总经理对信息的传递和处理进行监督。 3.3 生产副总 2) 在总经理领导下贯彻执行党和国家政策和法律、法规以及上级的规定，组织、协调、督促、检查公司的管理工作。 3.4 总工程师 坚持“百年大计，质量第一”的原则，贯彻执行国家和行业有关的技术政策、技术标准、技术规范和操作规程等规定。 3.5 综合科 1) 负责本程序的制定、修订及归口管理，是信息交流与沟通的综合管理部门。 2) 负责公司内外综合信息的接收、识别、传递，并对信息处理进行督办、协调。 3) 负责公司内部电话号码、电子邮箱等联络信息的更新。 3.6 质安科 负责一体化管理体系相关信息和技术类信息的传递与处理。 3.7 其他相关部门、施工项目部 1) 负责本部门、项目归口管理的一体化管理程序运行中相关信息收集、处理、沟通和交流，配合质安部收集传递与目标、方针、管理方案、内审、管理评审等相关信息，并使相关信息在本单位得到充分交流和理解。 2) 负责本部门、项目主管业务信息的收集、接收、处理、传递、反馈。重大事项需请示汇报的，递交给综合科进行传递、协调。属明确业务管辖内容的，直接与主管该业务的职能部门进行双向沟通，重要情况由职能部门及时向分管领导反映。除公司领导直接指令交办的工作任务外，不得越级上报。 3) 公司各部门收集的信息，包括建议、改进措施等意见，要及时向分管领导汇报，分管领导在每月公司会议上对其分管工作情况进行通报、协商。 4) 综合科建立《工作会议制度》JXSDKF/BG-ZD27，负责公司会议记录，对重要决议形成会议记要印发至各相关单位、部门。 5) 公司各单位、部门负责人要及时向下级传达落实公司会议精神。 6) 综合科负责对会议纪要进行督办、落实，各承办单位要及时向综合科反馈办理结果。 7) 上下级之间对信息处置意见不一致时，在充分沟通后按上级意见执行。 8) 同级之间对信息处置意见不一致而无法协调时，应由各自分管领导协调解决，分管领导不能达成一致时，报共同的上一级领导裁定。 4 工作程序 4.1 信息交流与沟通 4.1.1 信息分类 1) 外部信息 a) 上级部门、检测站、环保局和认证机构等监测和检查的结果及反馈的信息； b) 政策法规标准类的信息； c) 相关方反馈的信息和投诉； d) 其它外部信息，比如杂志、报纸和电视收集的信息。 e) 外部信息沟通的对象：包括顾客、监理、上级部门、环保局等主管部门和分包方，或其他相关方，以至社会公众。 2) 内部信息 a) 管理体系正常运行所产生的信息，如方针目标指标、监测测量记录、内部审核和管理评审报告等。 b) 不符合信息，如内审的不符合、纠正预防措施处理单等 c) 其它信息，如员工的建议等。 内部信息沟通的对象：包括企业领导对各部门、项目部以至员工；包括各部门之间；各部门、各项目内；也包括员工对部门、项目部以至企业领导层。 4.1.2 信息收集、处理和沟通 1) 针对管理体系、过程和工程的监测测量信息通过基准判断可以确认为不符合则提出不符合项报告、纠正预防措施处理单依据相关程序文件处理。 2) 其它类的信息可以以书面资料、电子媒体等方式传递给综合科，由其分类、整理，根据需要传递给相关部门。综合科定期地通过板报、网站和会议、培训的方式将信息所表达的内容传递给每位员工。 3) 工程科、市场部和项目部建立与产品质量、环境因素、风险有关的相关方进行有效的沟通，并编制《与相关方沟通一览表》（P20/JL-02），明确沟通的内容、方式、时间等安排。通过顾客信函，监理通知书回复；联系会议记录；工程确认、验评资料、情况通报等适当的形式将有关信息传递给顾客。通过安全生产协议书、责任书；环保协议书；安全生产、文明施工技术交底；施工公告等适当的形式将有关信息传递给其他有关的相关方，并负责就体系运行、工程施工、环境保护、职业健康安全等方面的情况与有关的相关方进行沟通，填写《信息交流单》（P20/JL-03）及《致相关方告知书》（P20/JL-04），各部门负责接收、记录来自有关相关方的信息并传递给工程科。 4.1.3 信息的有效性评价 管理者代