使用word邮件合并功能打印信封封面.docxVIP

使用word的“邮件合并”功能进行信封封面的打印流程 市场推广开始后，我们要经常给批量的潜在客户寄送公司资料。这样就需要我们在信封上填写收件人的相关信息及公司信息。如果手写会比较麻烦，而且不正式。所以我们可以充分利用OFFICE自带的功能来解决这个问题。 收件人的相关信息一般会存在EXCEL电子表格里。如果将表格里的信息打印出来，而且美观，请看下方。 第一步： 打开word2010（其他版本也有此功能，只是布局不一样），进入“邮件”界面 第二步： 在“开始邮件合并”的下拉菜单里可以选择需要合并成最终稿的文档类型。如果需要直接打印信封，可以选择“信封”；如果只是把地址打印出来粘贴，那就选择“普通word文档”。以下以“普通word文档”为例： 第三步： 以下以“普通word文档”为例。点击“普通word文档”后，就需要点击“选择收件人”的下拉菜单，选择“使用现有列表” 第四步： 打开资源管理器，选择对应的电子工作簿中的某个电子表。 在使用“邮件合并”前，最好将需要使用的数据字段整理成单独的一个表格，如下： 字段清晰明确，内容需确保准确。 第五步： 下面就要选择字段（也叫合并域）了。在“插入合并域”的下拉菜单里面根据排版需要选择需要使用的字段。 第六步： 对字段进行格式完善。可以选择相应的字段（书名号需一起选中），修改字体格式、字体大小及对齐方式。如下图 第七步： 这样已经建立了word和excel表格的数据联系。下面就可以预览或者打印数据了。点击“预览结果”，就会看到排版是否合适。不合适可以修改。同时，还可以“查找收件人”来更正信息。 如果预览没有，就可以点击“完成并合并”，选择“编辑单个文档”，选择“全部” 这样就得到了包含所有excel数据信息的word文档，它默认每一条excel数据信息点一张A4页面。造成这种结果的原因是每个页面之间都有一个“分节符”， 使下一个数据被指定到另一页。如果为了节约打印的纸张，可以将多条数据融合在一张A4纸上。方法是选择word里面的“替换”功能，将分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l^l^l^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数??1）。替换为多个（^l），是要扩宽两条数据之间的距离，以便裁切。如图 第八步： 将文档另存为新的文档，检查文档，每一个客户名称及信息的位置是否有错位。如果没有就大功告成了。 PS：此功能还可以用于以后群发邮件。