国外参展的准备工作及流程.pdfVIP

到国外参展的流程及注意事项 现在越来越多的企业有国外参展的需求，相对于国内，国外的环 境、语言都是一个大问题，但是只要做好事前的准备工作，参展其实 并没有那么困难。我以参加德国 CEMAT 展会为例做了一个详细的参 展流程，希望对企业国外参展有帮助。 1、展会定展 通常行业内比较有名的展会都有一定的举办规律，一般至少一年 以前就可以知道展会确切的日期，所以提前定展是非常重要的，我们 是提前 4 个月定展，已经非常晚了，尽量提前半年定展，以保证有较 大的选择权。 2、展会整体策划 这件事一般也要提前 3-4 个月进行，因为展品运输到国外一般要 1—2 个月时间，有整体的规划所有人才能各司其职提高效率，在这 段时间确定的主要有两件事，一件是要运输过去的物品，包含展品和 宣传物料，还有一件是宣传规划，要使国外参展效果的最大化一定要 在国内进行一定的推广，现在很多国内消费者还是比较对出口国外的 商品还是比较认可的。 在这两件事之中，展品这块要根据每个公司具体情况定，包含货 物的种类以及参展面积，以我们公司为例，主要产品是与货架配合的 物料盒，所以选择配套的产品很重要，还有像置物柜等占地大、移动 困难，所以在展会设计之前就要把它的尺寸给确定好。在物料方面， 纪念品制作要尤其注意制作周期，要赶在所有货物走之前做完，我们 活动带的是带有冠宇工业小 U 和 U 博士形象的毛绒玩具，制作要一 个月。其他比如样册之类要提前定稿，外国人不是很喜欢拿样册，数 量上相对国内略收缩一下。 宣传规划一般是分为展前、展中、展后，展前预热不能提前太久， 以免热度下来，业务人员应该积极和客户沟通，宣传自己要参加展会 的信息，尽量邀请客户到展位参观。 3、选择展位设计公司。 在参展品与展会宣传要点定下来之后要着手联系搭建商了，在这 方面一定要选择大型的展会设计公司，因为这是你到国外参展的一个 重要联系渠道，整场展会的成功与否与之有密切的关系，所以展位设 计华丽是不必要的，设计公司可靠是最重要的。除了展会搭建费用， 要确认定电、垃圾处理等其他展会额外费用的支付，把这块工作做到 最细才能保证到了国外没有后顾之忧，包含现场饮用水也要确认好， 现场不一定能找到销售的地方。 因为冠宇每次展会做的像素画和样品比较多，我们展位的设计比 较简单，一般展会都有限高，所以在展位设计时要控制高度，国外展 会要求比较严格，吊顶和高展台的设计要另外过审，这些问题一定要 和展会搭建商、主办方协调好。 4、确认展会物流供应商 物流供应商一定要提前 3 个月以上选好，确认好发货时间，在发 货之前将所有产品运输到物流那边及时运往国外，展品和物流供应商 都确认了之后，就要开始准备展品运输需要的资料，主要包括：ATA 单证册、展品清单、消耗品清单、唛头（向物流供应商索要唛头格式）、 ATA 使用授权书（向物流供应商索要 ATA 使用授权书格式），这个工 作一定要细致，因为如果错过船期，后期再想往展会带东西要不就只 能靠高昂的航空运输要不就人肉背过去。 5、确认联系方式 之所以把这个细节问题单独列出来主要是强调下到了展会相应 问题能找对人非常重要，决定了你的应变能力，包含物流那边的电话， 确认货物在哪天运到展位；展会搭建商（国外负责人）电话，确保展 台搭建效果；展会主办方电话，以预防是否有什么需要协调的问题。 6、回程运输 在展会开到一半的时候，需要找物流公司进行展品及物料的回 运，这个过程一是要注意物品的价值以及运费之间的平衡，就是不要 花 100 块运费把价值 50 的东西运回来，适当的给当地客户留下一些 当样品，一次性宣传物料就不要再往回带了，二是货物包装及平方数 确认好，以免在运输过程中有什么变故。 据展览调查公司的调查显示，展会上接触到一个合格的客户后， 平均只需要给对方打 0.8 个电话就可以做成买卖。相比之下，平时的 典型业务销售方式却需要 3.7 个电话才能完成。展会是企业近距离接 触客户，发掘潜在客户的重要形式，国外客户因为距离的关系往往在 沟通、产品试用上难度大，成本高，国外展会虽然只有